¿Qué es el acta constitutiva de una empresa? - Conoce su función legal

Al iniciar una empresa debes tener claro el propósito de la misma, junto con tus objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo. Así tendrás mayor claridad al momento de legalizar y constituir la misma. De esta forma también podrás analizar la política de la imagen empresarial que pretendes idear.

¿Es lo mismo un documento constitutivo que un acta constitutiva?

No, son documentos diferentes que se relacionan y a menudo se usan en el contexto de la creación de una empresa o una organización. A continuación se explica la diferencia entre los dos términos:

El acta constitutiva es un documento legal que se redacta y firma en el proceso de establecer una empresa o entidad legal. Esta contiene información esencial sobre la organización, como su nombre, propósito, dirección, miembros fundadores, capital social, y otros aspectos. Es decir, el acta constitutiva es un registro formal de la fundación de la entidad y establece las bases legales y organizativas para su funcionamiento.

Mientras que el documento constitutivo en su significado más desarrollado, se refiere a todo tipo de documento que instituye las bases y la naturaleza de una entidad jurídica. De hecho, puede incluir el acta constitutiva y otros documentos afines. Tales como, estatutos, reglamentos internos y todos los objetivos de la entidad legal.

¿Cuáles son las características de un acta constitutiva?

En principio, tienes claro que este documento es el que define las bases y la estructura de una organización, bien sea, como una empresa o una asociación sin fines de lucro. Entre sus peculiaridades más destacadas puedes describir las siguientes:

• Nombre de la entidad legal: que debe cumplir con los requisitos y procedimientos establecidos por la jurisdicción que corresponda. Y bajo el cual operará la compañía.
• El domicilio legal: indica la dirección física donde la entidad tiene su sede principal y se ubica a efectos de notificaciones y registros.
• El objeto social: describe el propósito o acciones que desempeña la empresa. En el que es importante detallar de forma muy precisa las actividades que va a llevar a cabo la entidad. Ya que esto puede afectar sus operaciones comerciales y los requisitos legales que pacta la ley.
• La duración: suele establecerse por un periodo específico y en algunos casos como en las empresas, es común indicar que será por tiempo indefinido. A menos que se determine lo contrario.
• El capital social: en el caso de empresas, se detalla el monto inicial y en cómo se divide entre los socios y accionistas.
• La estructura organizativa: referida a la manera en que está compuesta la administración de la entidad. Incluyendo los cargos ejecutivos y responsabilidades de cada uno de ellos.
• El nombre: de los miembros fundadores o socios se enumera y puede indicarse su rol inicial.
• Consecución de los requisitos legales: y procesos de la jurisdicción en la que se está estableciendo la entidad. Lo que incluye licencias, regulaciones e impuestos específicos.

Por último, el acta constitutiva debe ser firmada por los fundadores o representantes legales de la entidad. Y en algunos casos se incluyen disposiciones adicionales asociadas a la disolución de la misma o modificación de los estatutos.

¿Para qué sirve el acta constitutiva de una empresa?

Su función principal es la de formalizar la existencia legal de una compañía, y se considera el primer paso para la creación de una entidad empresarial. Además, se requiere para poder operar de forma legal.

También, sirve para establecer la estructura organizativa de la empresa, acordando todos los detalles de la junta directiva. Asimismo, se define el objeto social que delimita el alcance de las operaciones y actividades que la compañía autoriza llevar a cabo.

Del mismo modo, cumple la función de determinar el capital social inicial que se divide entre los accionistas, así como su participación dentro de la compañía. En conjunto con las disposiciones sobre cómo se van a tomar las decisiones internas relevantes.

De hecho, es una forma en la que se determinan las reglas y regulaciones de la entidad, a fin de proteger los derechos y responsabilidades de los socios y directores.

Además de ello, sirve para establecer las obligaciones entre las distintas partes involucradas al momento de definir roles y expectativas. Inclusive, concretar el cumplimiento de leyes locales y nacionales. Pues, es un documento esencial para respaldar el patrimonio. Y fomentar las relaciones sólidas con instituciones bancarias que respaldan la seriedad y profesionalismo.

Legalidad de la constitución de la sociedad

Consiste en todos los procesos legales que se llevan a cabo para establecer y registrar una entidad o empresa. En conformidad al cumplimiento de las leyes y regulaciones vigentes del país donde se funda la compañía.

Asimismo, se deben constituir todos los documentos y acuerdos necesarios que se describen en las bases legales de la sociedad. La cual, se registra ante el organismo competente en la jurisdicción que le atañe. El procedimiento tiene una duración que puede tardar unos 3 días y varía de acuerdo al país y al tipo de entidad. Ya sea, una compañía anónima o de responsabilidad establecida.

En lo que se refiere al nombre seleccionado, este no debe infringir derechos de propiedad intelectual o ser similar al de otras entidades registradas. De hecho, se requiere del pago de tasas y tarifas para formalizar el registro, las cuales varían según la jurisdicción y tipo de empresa.

En algunos casos, se requiere hacer la publicación en modalidad de aviso a través de los medios de comunicación específicos, a fin de notificar la formación de la sociedad legal.

¿Cuáles son los requisitos de un acta constitutiva?

De acuerdo al tipo de jurisdicción y entidad que se esté creando, pueden variar algunas exigencias. Sin embargo, en general los más comunes se describen a continuación:

• El nombre completo: de la entidad que se está creando.
• El domicilio legal: debe especificar la dirección física de la sede principal o donde vaya a funcionar.
• Se concreta el objeto o razón social de la compañía: que delimita las actividades que va a desempeñar.
• Se establece el tiempo de duración: ya sea, ilimitado o por periodo fijado.
• Si es una empresa: se define el capital inicial y describe la junta directiva con su respectiva participación y aporte social.
• Se incluyen cláusulas: destinadas a la disolución o liquidación de la compañía.
• Se elige un representante y firma legal de la entidad: que se encarga de realizar todas gestiones y atender las notificaciones relacionadas a la empresa constituida.
• Se incluye la estructura organizativa junto con sus miembros.

¿Quién redacta un acta constitutiva?

En general, es escrita por los fundadores de la entidad o a través de la contratación de un servicio especializado, profesional, legal y fiscal de abogados. Ya que es una tarea que requiere del conocimiento de leyes y regulaciones que rigen la formación de la jurisdicción que le concierne.

En la mayoría de los casos las personas optan por contactar con profesionales legales o abogados especializados en derecho corporativo. Ya que ellos tienen la experiencia en crear este tipo de documentos que cumplen con las regulaciones aplicables.

En otras ocasiones, los emprendedores tienden a utilizar plantillas o formularios en línea que facilitan un marco básico para redactar un acta constitutiva. Sin embargo, es importante personalizar estos documentos de acuerdo con los requerimientos definidos por la entidad que se esté conformando y las regulaciones locales.

¿Cómo se redacta un acta constitutiva?

Es un procedimiento que requiere ser preciso y completo, el cual debe contener los siguientes elementos:

Primero la preparación para tener claridad del tipo de entidad que se quiere crear, bien sea, organización sin fines de lucro, compañía anónima y otros. Investigar las leyes y requisitos legales de la jurisdicción en la que se pretende hacer el registro.

El encabezado que incluye el título en la parte superior de “Acta Constitutiva”, lugar y fecha de realización.

Luego se indica el nombre legal de la empresa, especificando la dirección fiscal de la misma. Seguido del objeto social que describe el propósito y actividades de la entidad.

Se establece la duración junto con el capital social, detallado como se divide entre los socios y su cargo ejecutivo. También, se indican algunas disposiciones legales de cómo será la toma de decisiones y disolución.

Por último, se colocan las firmas y se procede a registrarlas en la notaría. De hecho, si es necesario en tu jurisdicción, indica el nombre y la dirección del agente registrado o representante legal.

¿Quién valida legalmente un acta constitutiva?

Este documento legal suele ser aprobado por medio de un proceso de registro con el ente respectivo en la jurisdicción que atañe. Sin embargo, organismo puede cambiar dependiendo de la nación y del tipo de entidad que se esté formando.

En sí, la validación legal es presentar el documento requerido ante una entidad gubernamental específica. Para que realicen su revisión y posterior aprobación. Una vez que estos documentos se aceptan y registran, la entidad legal queda operativa de manera formal y establecida.

En muchos países, es común realizar este procedimiento ante un organismo conocido como el Registro Mercantil o Registro de Empresas. En el caso de una fundación u hogar de beneficencia, el procedimiento es otro. Se reconocen en agencias o departamentos encargados de supervisar las actividades benéficas y de caridad.

Ahora bien, si se trata de organizaciones sin fines de lucro, a menudo se registran en agencias gubernamentales específicas. Las cuales se encargan de supervisar y regular estas entidades. Por ejemplo, en Estados Unidos, tienen que registrarse en el Servicio de Impuestos Internos (IRS) y en ciertos estados.

¿Cuál es la duración de un acta constitutiva?

En este contexto no se refiere a la duración del propio documento, sino más bien a la permanencia que se establece para la entidad legal que se está creando. Es decir, si será por un espacio de tiempo determinado. Algunos se delimitan 15 años.

En la mayoría de los casos, las empresas y organizaciones se establecen por tiempo indefinido, lo que significa que no hay una fecha de finalización señalada en el acta constitutiva. Lo que permite que la entidad funcione de manera continua a menos que se tome una decisión específica para disolver.

Sin embargo, si se trata de corporaciones o proyectos temporales, se puede establecer una duración definida en el acta constitutiva. Por ejemplo, una organización creada para un proyecto benéfico específico, establece un tiempo de duración de un 1 año.

Cabe destacar, que se deben consultar las leyes y regulaciones locales de la jurisdicción oportuna. A fin de determinar las opciones y requisitos específicos en relación con la duración de una entidad en un acta constitutiva. Inclusive, las normativas varían en algunos países y el tipo de entidad. Por ello, resulta relevante tener asesoramiento legal para la toma de decisiones acertadas en este aspecto.

¿Por qué es importante el acta constitutiva para una empresa?

Este documento es de vital importancia para cualquier empresa por varios motivos clave, que se describen a continuación:

• El establecimiento legal del acta constitutiva: instituye de manera formal la existencia de la empresa como una entidad legal separada. Sin este documento, la empresa no puede ser reconocida en términos legales ni operar como una entidad independiente.
• Definición de la estructura: porque detalla información sobre los accionistas, socios y directores. Lo que proporciona una base para la toma de decisiones y la administración de la entidad.
• El acta define el propósito: y las actividades principales de la empresa. Esto determina el alcance de las operaciones que la entidad está autorizada a llevar a cabo y ayuda a establecer límites legales en las actividades. Evitando sanciones por parte de los organismos competentes, según sea el caso.
• Protección de los intereses de los involucrados: ya que se implantan los derechos, responsabilidades y obligaciones de los accionistas y miembros de la empresa. Con el fin de proporcionar un marco legal para resolver disputas y conflictos internos y proteger los intereses de todas las partes involucradas.
• Se cumple con las leyes y ordenanzas vigentes: en la jurisdicción en la que se atañe la empresa. De modo, que la compañía evita problemas legales y multas futuras.
• Es base para la contratación: y financiamiento en instituciones financieras. Además, algunos clientes pueden requerir ver una copia del acta constitutiva para hacer negocios con la empresa. Inclusive, este documento es un aval al solicitar préstamos o inversiones.
• Calidad profesional y credibilidad: ya que aporta solidez y seriedad ante la sociedad y clientela.
• Respaldo legal en litigios: puede utilizarse como evidencia para proteger los argumentos legales de la compañía.
• Transparencia en la administración: para la toma de decisiones y la dirección de la empresa, lo que favorece los beneficios y el patrimonio.

En resumen, el acta constitutiva es un documento muy importante que muestra las bases legales y estructura de la compañía. Proporciona dirección, claridad y seguridad legal a todas las partes involucradas en la entidad. Además, es esencial para el funcionamiento y el triunfo a largo plazo de la entidad.

Debido a que en ciertos casos los interesados o nuevos emprendedores desconocen la importancia de este documento, cometen el error de iniciar una entidad sin conocer las leyes y los requisitos que necesitan para comenzar a operar de forma adecuada. Por ende, tiempo después suelen ser multados o sancionados por los organismos competentes, según aplique en cada caso. Esto genera gastos y pérdidas económicas muy elevadas que llevan al cierre temporal o permanente. Por eso es importante mantenerse informado sobre las regulaciones en cada región.