¿Qué es análisis de costos? - Descubre la importancia de este documento

Es un proceso en el cual se realizan evaluaciones económicas con el fin de determinar los recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto o desarrollar una función dentro del establecimiento.

El análisis de costo es el estudio básico de cualquier empresa, ya que ayuda a estimar los gastos de producción, comparados con los beneficios previstos. En otras palabras, permite a las compañías determinar la cantidad de recursos necesarios para llevar a cabo una tarea específica y, en última instancia, asegurarse de que el presupuesto de producción sea menor que los beneficios previstos.

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En general, es una herramienta esencial para cualquier organización que desee mantener una gestión adecuada sobre los precios y maximizar el capital.

Beneficios de hacer un análisis de costos

El análisis de costos o de coste, es una herramienta fundamental para cualquier empresa que busque tomar decisiones informadas y estratégicas, pues permite comparar los pro y contras asociados con un proyecto, lo que les ayuda a determinar si tiene sentido invertir desde una perspectiva comercial. Por ello, este también se conoce como análisis de costo-beneficio.

Este estudio puede decir si una inversión vale la pena o no para el negocio. Además, permite calcular la relación que existe entre los costos-beneficios que se esperan obtener. Al medir el retorno del incremento de ventas con los gastos de operar en un nuevo local, por ejemplo, el dueño de la tienda está haciendo un análisis de beneficio-costo.

Asimismo, ayuda a las empresas a identificar el presupuesto oculto asociado con un plan. Estos incluyen gastos de capacitación, de mantenimiento y de actualización. Con esto, las empresas pueden tomar decisiones más informadas y evitar sorpresas desagradables en el futuro.

Por otra parte, identifica los costos que pueden reducirse o eliminarse, se toman medidas para disminuirlos y mejorar la rentabilidad. Por ejemplo, una empresa que descubre que está gastando mucho en publicidad y decide ajustar su presupuesto, en pro a mejorar su rentabilidad.

¿Cuáles son las técnicas de un análisis de costos?

En la observación de costo-beneficio existen diversos estilos, cada una de ellos con sus propias características y aplicaciones. Al elegir el adecuado, se pueden tomar decisiones más informadas y estratégicas para mejorar su rentabilidad y lograr sus objetivos comerciales. Algunas de las técnicas son:

• Análisis de costo-beneficio: Implica comparar los pros y los contras estimados asociados con la decisión de un proyecto para determinar si tiene sentido desde una perspectiva comercial.
• Costos estándar: Se basa en investigaciones y estudios científicos. Considera las condiciones económicas presentes y futuras para calcular los costos.
• Costo del ciclo de vida: Evalúa los precios asociados con un producto o servicio a lo largo de su existencia útil, desde la producción hasta su eliminación.
• Costo-efectividad: Compara los gastos de diferentes opciones para lograr un objetivo específico, y determinar cuál es la más efectiva en términos de presupuesto.
• Costo-volumen-utilidad: Implica analizar la relación entre los costos, el volumen de producción y las utilidades para determinar el punto de equilibrio y la rentabilidad del proyecto.
• Por analogía o top-down: Consisten en estimar el costo a partir de la experiencia previa en diseños similares.
• Punto de equilibrio: Permite determinar el volumen de ventas necesario para cubrir los costos y obtener ganancias.
• Planificación del presupuesto y supervisión de los gastos: Para mantenerlos dentro de los límites previstos.
• Uso de sistemas de control de costos: Monitorear el progreso de la planificación, gestión y detectar desviaciones.

¿Cómo es un análisis de costos de un proyecto?

Esta evaluación es clave para determinar si el proyecto es viable financieramente y puede ser rentable a largo plazo, pero, ¿cómo se realiza?

1. Identificar los precios iniciales: Es la base que se requerirá para poner en marcha el proyecto. Esta puede incluir los gastos de equipo necesario, laborales y cualquier otro asociado con el inicio del plan. Estos a menudo se dividen en dos categorías: fijos y variables.

• Los costos fijos son aquellos que no cambian, es decir, son independientes de la cantidad de producción o trabajo que se haga en el proyecto. Este puede incluir costes como el alquiler de un espacio, el presupuesto asociados con la obtención de permisos, seguros, entre otros.
• Mientras que, los costos variables son aquellos que cambian en proporción al nivel de producción o trabajo que se realice en el proyecto. Estos pueden incluir gastos como salarios y material directo.

2. Estimar los costos: Una vez que se han identificado todos los precios iniciales, es hora de analizar los recurrentes. Esto puede incluir el gasto de la mano de obra, de las materias primas, transporte y cualquier otro que se requiera con el fin de mantener el proyecto en funcionamiento.

En esta parte, se debe hacer un análisis del costo-beneficio con el objetivo de determinar si el programa es viable desde un punto de vista financiero. Por ello, se deben comparar los costos con los beneficios esperados. Si las ganancias superan los gastos, entonces es viable.

3. Identificar y estimar los beneficios: Es un paso crucial, ya que determina si es viable y puede ser rentable a largo plazo. Una vez que se han reconocido y evaluado los costos asociados, es importante chequear con sumo detalle los beneficios esperados.

• Hay muchas maneras en que los intereses pueden manifestarse en una iniciativa empresarial. Por ejemplo, podrían ser en forma de ingresos directos (ventas generadas) o indirectos (mejoras en la calidad de los productos o servicios que se ofrecen, reducciones de costos en otras áreas que resultan de una mayor eficiencia del proyecto).
• Una vez que se han identificado, es necesario evaluar su magnitud y plausibilidad. Para hacer esto, es útil crear proyecciones de los ingresos y costos a largo plazo. Este análisis toma en cuenta los ciclos estacionales, los cambios en los precios del mercado y otros factores que afectan los ingresos y los costos.
• Es útil tener en cuenta que los beneficios del proyecto aparecen con el tiempo. Por ejemplo, un nuevo producto puede demorar un rato en encontrar un mercado o una iniciativa de marketing tardar un tiempo para generar resultados.
• En estos casos, es sustancioso evaluar los beneficios a largo plazo y no solo en su primer año. También es importante considerar cualquier efecto secundario negativo que pueda tener el boceto.

4. Comparar los costos-beneficios: Se emplea para determinar si el proyecto tiene sentido desde una perspectiva comercial. Comenzando con los costos, es crucial que todas las áreas de gasto relacionadas con el proyecto sean consideradas, desde la compra de equipos y materiales hasta la mano de obra y presupuestos generales.

• Para los costos recurrentes, es necesario estimar el gasto con el fin de mantener el proyecto en operación. Solo después de haber identificado y evaluado los precios se comienza a generar un análisis de costos estable. Es importante tener en cuenta que esta metodología puede variar dependiendo del tiempo.
• En muchos casos, los costos y los beneficios evolucionan de manera diferente, lo que hace que sea importante estimar tanto el corto como el largo plazo al realizar un análisis correcto.
• Una vez que se han identificado y evaluado los costos, es necesario compararlos con los beneficios previstos. Estos pueden manifestarse como ganancias en ventas, reducción de costos en otras áreas y mejora en la calidad del servicio al cliente, entre otros.
• Con la evaluación de los beneficios, se pueden crear proyecciones de ingresos y costos a largo plazo, que son cruciales cuando se trata de hacer comparaciones efectivas.
• Para un trabajo más significativo, es útil representar ambos en una línea de tiempo. Esto hace que sea más fácil visualizar cómo cambian y si estos pueden afectar la rentabilidad general.

5. Hacer un análisis de sensibilidad: esto implica determinar cómo cambiarían los resultados si se cambian ciertos supuestos. Por ejemplo, ¿qué sucedería si los costos de los materiales aumentaran en un 10 %? ¿Cómo afectaría esto a la rentabilidad del proyecto?

6. Tomar una decisión: el último paso en un análisis de costos es decidir de forma informada y estratégica sobre si seguir adelante con el proyecto o no. Si este es realizable y tiene sentido desde una perspectiva comercial, entonces se continúa. Si no es viable, se descarta.

¿Qué es un análisis de costos unitarios?

El costo unitario es el valor que cuesta producir, almacenar y vender una sola unidad de un producto o servicio. Este es esencial para comprender el precio total de producción y asegurar la rentabilidad del proyecto.

El análisis de costos unitarios se divide en dos tipos: variables y fijos. Los primeros son aquellos que se modifican dependiendo de la cantidad de producción. Por ejemplo, los precios de material y de mano de obra son gastos variables, debido a que cambian según el número de productos que se desarrollen.

Por el contrario, los costos fijos son aquellos que permanecen iguales de forma independiente del nivel de producción, como los gastos generales y los de alquiler de la infraestructura.

El primer paso en el análisis de costos unitarios es identificar el presupuesto asociado con la producción, ya sean variables o fijos. Es importante ser diligente en la identificación de todos los precios, incluso aquellos que podrían pasar desapercibidos al principio. Una vez que se han identificado, se pueden sumar para obtener el total de producción.

Después, es importante dividirlo por la cifra completa de productos, lo que da como resultado el costo unitario. Este número es vital, pues es útil en la toma de decisiones comerciales relacionadas con el fijar valores o con la producción.

Al evaluar los costos unitarios, es vital recordar que la calidad del producto y el precio de los insumos tienen un impacto directo en el presupuesto total de producción. Para mantener un bajo costo unitario, es importante monitorear de forma continua los gastos y buscar metodologías para minimizarlos.

Asimismo, es útil para evaluar el desempeño de un proceso de producción. Si se identifican precios elevados en alguna parte, se pueden tomar medidas con el objetivo de disminuirlos y, por lo tanto, reducir los gastos unitarios.

¿Cuáles son los pagos para realizar un análisis de costos?

No se puede determinar esta información con precisión, pues esto varía dependiendo de la empresa, metodología aplicada o consultor que lo realice.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que realizar un análisis de costo-beneficio puede requerir una inversión de tiempo y recursos significativa, en especial si se requiere la contratación de personas con un máster en el área.

Además, se debe considerar que este es una inversión rentable a largo plazo, pues ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas y estratégicas que mejoren su rentabilidad y eficiencia.

En general, el gasto de realizar un análisis de costes dependerá de la complejidad del proyecto y de los recursos necesarios para llevarlo a cabo.

Ejemplos de un análisis de costos

De forma general, se establece una evaluación de todos los gastos que puede tener cualquier negocio. A continuación, algunas ideas:

• Producción: Este análisis se enfoca en identificar y calcular el presupuesto asociado con la elaboración de un producto. Incluye los materiales, la mano de obra, los costos indirectos y el valor de los equipos.
• Marketing: Identifica y calcula el presupuesto asociados con las actividades de marketing de una empresa. Incluye los gastos de publicidad, promoción, relaciones públicas y eventos.
• Distribución: Se orienta en identificar y calcular los precios asociados con la importación de un producto. Incluye los costos de transporte, almacenamiento y logística.
• Investigación y desarrollo: Se centra en identificar y calcular el presupuesto ligado con la exploración y la creación de nuevos productos o servicios. Incluye los costos de los equipos, la materia prima y las personas capacitadas
• Mantenimiento: Se enfoca en identificar y calcular los gastos asociados con la subsistencia de los artefactos y las instalaciones de una empresa. Incluye los precios de los materiales, la mano de obra y los servicios de mantenimiento.
• Energía: Este análisis halla y deduce los costos provenientes del consumo de electricidad de una empresa. Incorporando los precios de luz, gas y otros combustibles.
• De calidad: Evalúa los gastos asociados con la nobleza de los productos o servicios de una organización. Esto engloba el presupuesto de inspección, pruebas y garantías.
• Seguridad: Analiza los costos ligados con ella, de los empleados y las instalaciones de una empresa. Contiene los gastos de los equipos de protección, la capacitación y los programas de prevención de accidentes.
• Expansión: Chequea el presupuesto derivados de la ampliación de una compañía. Incluye los gastos de adquisición de equipos más modernos, la contratación de empleados y la apertura de nuevas instalaciones.
• Servicio de software: Al realizar un análisis de costes de un software, las empresas pueden identificar los gastos asociados con el desarrollo, mantenimiento, licencias, implementación, soporte técnico, integración y capacitación de un software. Esto les permite tomar decisiones informadas sobre la rentabilidad y eficiencia del servicio.

Por otra parte, si nos enfocamos a escenarios más específicos, tendríamos los siguientes ejemplos:

• Textiles: Es vital debido a la complejidad de la cadena de suministro y la variedad de productos que se ofrecen. Al realizar un análisis de costos, las empresas pueden identificar y calcular la inversión asociada con la producción, marketing, distribución, personas con un máster en el área y tecnología de la compañía.
• Dulcería: Es un negocio en constante crecimiento a causa de su popularidad en todo el mundo. Sin embargo, se deben analizar los importes asociados con su administración, incluyendo los precios de producción, distribución y generales del negocio.

En primer lugar, se debe tener en cuenta la tarifa de fabricación de los dulces, estos incluyen los precios de los ingredientes empleados, la mano de obra, los gastos de elaboración, de energía y de mantenimiento. Se debe asegurar que se estén utilizando los mejores ingredientes posibles para producir dulces de alta calidad.

Otro aspecto importante a considerar es el costo de distribución, como el gasto de embalaje de los caramelos, información de los materiales, el transporte y el almacenamiento. La elección de los proveedores de exportación y acumulación del producto pueden afectar en gran medida los costos generales de una dulcería. Por ello, se debe seleccionar vendedores confiables y con precios competitivos para asegurarse de que se estén cumpliendo los objetivos.

Asimismo, los gastos generales asociados con la administración de una dulcería también deben ser considerados. Esto incluye el alquiler de un local, marketing, los gastos generales de la oficina y el presupuesto asociado con la gestión de los empleados y profesionales con máster en el área.