¿Qué es un archivo muerto? Tipos y dudas resueltas

que es un archivo muerto

¡Hey! ¿Alguna vez has oído hablar de los archivos muertos? No, no me refiero a una película de terror, sino a un conjunto de documentos que ya no se utilizan en una empresa pero que aún deben mantenerse por diversas razones. En este artículo te contaré más acerca de qué son los archivos muertos, los diferentes tipos que existen y cómo se deben manejar. Así que, siéntate cómodo y prepárate para aprender algo nuevo.

Índice()
  1. ¿Qué es un archivo muerto?
    1. ¿Qué es un archivo muerto o inactivo en un hotel?
    2. ¿Qué es un archivo muerto o histórico de auditoria?
  2. ¿Cómo son las cajas de archivo muerto?
  3. ¿Los correos electrónicos son archivos muertos?
  4. ¿Cómo debe ser la destrucción del archivo muerto?

¿Qué es un archivo muerto?

Un archivo muerto es un documento o conjunto de documentos que ya no se utiliza en la actividad diaria de una empresa u organización, pero que aún se conserva por razones legales o administrativas. Estos pueden ser registros contables, contratos, facturas, recibos, informes, entre otros. Los archivos muertos se suelen guardar en espacios específicos y bien identificados, con el fin de que puedan ser localizados fácilmente cuando se necesiten. Es importante mantener una buena gestión de estos, para evitar que ocupen un espacio innecesario y dificulten la gestión de los documentos activos.

¿Qué es un archivo muerto o inactivo en un hotel?

Un archivo muerto o inactivo en un hotel es un conjunto de documentos, facturas, planos y contratos que se han recolectado a lo largo del tiempo y que ya no tienen una función activa en la empresa. Es decir, información documentada que ya no se utiliza pero que se debe guardar por cierto periodo debido a razones legales o fiscales.

El trabajo de generación de archivos es constante en un hotel, ya que cada día se producen documentos que, con el tiempo, se convierten en archivos muertos. Estos se guardan en cajas o mini bodegas para ahorrar espacio y dinero. En ocasiones, los que se encuentran inactivos pueden contener datos importantes como papeles de imputación de impuestos, documentos legales o histórico de pagos.

¿Qué es un archivo muerto o histórico de auditoria?

Un archivo muerto de auditoría es un proceso sistemático mediante el cual se obtiene y evalúa de forma objetiva las relaciones de informe con las actividades económicas y acontecimientos. La clasificación de auditoría es un procedimiento obligatorio por ley para la realización de una caja de archivo muerto. Se requiere que este ordenamiento sea adecuado para llegar a la muerte del documento. En algunos casos, la información documentada que precisa la muerte puede convertirse en un histórico.

Los archivos históricos son un conjunto de documentos reunidos para personas jurídicas, con el fin de permitir la investigación, la información, la cultura y la administración. Es importante tener en cuenta que estos deben ser consultados con frecuencia, pero en la mayoría de las empresas, esto no ocurre con regularidad. Sin embargo, es obligatorio conservarlos según la ley.

Para saber durante cuánto tiempo se deben conservar los archivos de auditoría, es necesario consultar la ley correspondiente. Una vez que se conoce el plazo de conservación, se puede proceder a la eliminación adecuada del mismo.

¿Cómo son las cajas de archivo muerto?

Las cajas de archivo muerto suelen ser de cartón o plástico resistente y tienen una tapa que se puede cerrar. Por lo general, tienen unas dimensiones estándar para facilitar su almacenamiento y transporte, y pueden tener etiquetas en su exterior para identificar su contenido.

Además, algunas pueden contar con una sección para anotar información como la fecha de almacenamiento o el período de retención. También existen cajas de archivo muerto que están diseñadas para ser apilables, facilitando su depósito en estanterías o en espacios reducidos.

¿Los correos electrónicos son archivos muertos?

Para algunas compañías el correo electrónico también puede considerarse un archivo muerto, es posible que esto se pueda realizar agregando alguna etiqueta como 'Borrar más tarde'. El correo electrónico te acordará que este documento puede ser importante, pero que en unos años puede que este no lo sea. Es una forma de organizar tu empresa, para que se pueda tener un histórico mejor.

Cada empresa tiene un estricto orden de información, de archivos, con los cuales encontrarás un significado distinto, pues estos están guardados, segura y solo se mantienen aquellos que pueden tener una utilidad para la compañía. Gracias a esta clasificación implementada es que se puede definir cuál es el significado que tiene para el lugar.

¿Cómo debe ser la destrucción del archivo muerto?

La correcta destrucción de los archivos muertos es crucial para garantizar la limpieza de la empresa. Para lograrlo, es necesario seguir los siguientes pasos:

En primer lugar, es importante organizar los archivos para analizar todos los detalles y clasificarlos adecuadamente.

En segundo lugar, es recomendable digitalizar los documentos importantes en formato electrónico, para poder almacenarlos en un disco duro.

Por último, es importante revisar la ley para identificar los documentos que pueden ser destruidos legalmente. Una vez identificados, se deben destruir adecuadamente siguiendo los procedimientos y protocolos establecidos.

Cómo citar:
"¿Qué es un archivo muerto? Tipos y dudas resueltas". En Quees.com. Disponible en: https://quees.com/archivo-muerto-historico-inactivo/. Consultado: 23-04-2024 03:43:48
Subir