¿Qué es una conferencia de prensa? - Conoce en qué consisten las conferencias de prensa

Todos alguna vez hemos visto una conferencia de prensa de un artista, político o autoridad relevante. Estas suelen ser transmitidas por televisión, radio, redes sociales y otros canales informativos, gracias a la telemática y demás avances tecnológicos.

En general, una conferencia de prensa es una reunión en la que hacemos una invitación a los representantes de los medios de comunicación. El fin de informarles sobre un tema en específico o compartir noticias cruciales acerca del mismo. Por ello, es una forma de comunicación directa con los medios y el público en general, tal como te mostraremos a continuación.

Definición de una conferencia de prensa

Una conferencia de prensa es un evento en el que una organización o individuo convoca a los medios de comunicación con el fin de brindarles cierta información. Su objetivo es enterar al público en general de nuevos anuncios sobre determinado tema.

Por lo general, ese estilo de conferencias se utilizan con el fin de divulgar información valiosa a un público amplio. Es decir, a través de los medios de comunicación, redes sociales y demás canales informativos con tecnología de punta. Siendo las más comunes, aquellas donde algún gobernante anuncia medidas importantes para el país o un artista anuncia una nueva gira mundial de conciertos.

Debemos destacar que la función principal de la misma es brindar a los medios de comunicación acceso directo a la información. Además, las personas se enterarán sobre los nuevos avances o cualquier anuncio que haya motivado el evento. Por ejemplo, cuando fue anunciada de manera oficial la pandemia por el covid-19 y posteriormente se convocó a la prensa para informar sobre la creación de la vacuna contra el mismo.

Además, las conferencias de prensa pueden ser convocadas por una amplia variedad de instituciones o individuos. Así como gobiernos en época de elecciones, empresas y organizaciones sin fines de lucro. También es bastante común que veamos equipos deportivos, celebridades y figuras públicas en este tipo de eventos.

Asimismo, pueden abordar temas diversos, como anuncios importantes, políticos, eventos actuales y publicidad. Incluso, en algunas ocasiones son para situaciones de emergencia como el que te mencionamos antes, resultados de investigaciones, lanzamientos de productos, declaraciones oficiales y mucho más.

¿Cuál es el objetivo de la conferencia de prensa?

La finalidad principal de un evento de este estilo es proporcionar información relevante, precisa y actualizada a los medios de comunicación y al público en general. No obstante, te mencionaremos algunos de los objetivos específicos de la misma:

• Divulgar información: Por una parte, brinda a las organizaciones la oportunidad de difundir anuncios importantes o lanzamientos de productos. Por otra parte, son útiles para informar sobre los resultados de investigaciones, políticas, declaraciones oficiales y otros temas relevantes.
• Establecer contacto directo con los medios de comunicación: La conferencia de prensa permite que los representantes de la organización o los expertos involucrados se comuniquen con los periodistas y los medios. Esto fomenta la interacción y la comprensión mutua, y ayuda a asegurar que la información se transmita de manera precisa y completa.
• Responder preguntas e inquietudes: Brinda la oportunidad a los periodistas de hacer interrogantes sobre el tema en cuestión. Esto permite aclarar dudas, proporcionar detalles adicionales y abordar inquietudes de los medios y del público. La conferencia de prensa promueve la transparencia y la rendición de cuentas al responder de manera directa y abierta a las preguntas planteadas.
• Generar cobertura mediática: Al convocar a los medios de comunicación, las organizaciones buscan obtener una amplia cobertura de sus mensajes e información. Entonces, la conferencia de prensa puede generar noticias, reportajes y entrevistas que ayuden a difundir el mensaje y alcanzar a un público más amplio.
• Construir y mantener relaciones con los medios: La conferencia de prensa es una oportunidad para establecer y fortalecer relaciones con los medios de comunicación. Pues, permite establecer contactos, presentar a los portavoces y expertos, y crear un canal de comunicación directo y continuo.

¿Qué función cumple una conferencia de prensa?

Ahora que sabemos el objetivo de la misma, podemos mencionar que su función es comunicar información relevante a un público más amplio. El proceso, permite a las organizaciones o individuos transmitir mensajes clave, anuncios importantes y declaraciones oficiales. Esto lo logra abarcando gran cantidad de población en general para brindarles datos precisos en tiempo real.

Entre sus funciones principales también nos brinda la oportunidad de proyectar información nueva sobre proyectos, eventos e innovaciones. Por ejemplo, cuando es anunciado el cronograma de los juegos olímpicos u otros campeonatos deportivos que ameritan este estilo de anuncios masivos.

Al convocar a los medios de comunicación, una conferencia de prensa tiene como función generar cobertura mediática y captar la atención del público. Aunado al hecho de que proporciona un espacio para la transparencia y la rendición de cuentas. Esto ocurre en especial cuando se trata de situaciones de gran atención, como el estreno de una película, el lanzamiento de un libro o el anuncio de nuevas medidas económicas para la nación.

Por último, la conferencia de prensa puede ayudar a establecer y fortalecer relaciones con los medios de comunicación. También permite a los portavoces y expertos presentarse, establecer contactos y crear un canal de comunicación directo y continuo con los periodistas.

¿Cómo se hace una conferencia de prensa?

Seguro has visto algunos eventos de este estilo, sin embargo, desconoces la manera de organizar una conferencia de prensa. El proceso puede requerir una planificación y preparación cuidadosas. En consecuencia, te presentaremos los pasos básicos para llevar a cabo una conferencia de prensa:

1. Definir el objetivo y el tema: Cuando determinamos el tema de la conferencia, será más fácil enfocar la información y comunicarla de manera efectiva al público en general.
2. Identificar a los portavoces: Lo ideal es que sean líderes de la organización, expertos en el tema o personas relevantes para el anuncio o la declaración.
3. Seleccionar una fecha, hora y ubicación: Puede ser en las instalaciones de la organización, un hotel o un lugar público que pueda acomodar a los medios. Lo importante es que sea posible proporcionarles los recursos necesarios, como sistemas de sonido y equipos audiovisuales.
4. Emitir invitaciones a los medios: Puedes crear invitaciones en Canva y anexar la información específica sobre la fecha, la hora y el lugar del evento.
5. Preparar un comunicado de prensa: Asegúrate de que la información sea clara, concisa y relevante. Incluye los datos de contacto de los portavoces y cualquier recurso adicional, como imágenes o documentos de respaldo.
6. Idear una presentación inicial: Su finalidad es resumir los puntos clave y establecer el contexto para las preguntas de los periodistas.
7. Preparar respuestas a preguntas frecuentes: Esto ayudará a los portavoces a estar preparados y a brindar información precisa durante la conferencia.
8. Organizar los recursos técnicos: Esto incluye sistemas de sonido, proyectores, pantallas y cualquier otro equipo audiovisual requerido.
9. Conducir la conferencia de prensa: Al comienzo, el portavoz principal debe dar la bienvenida a los periodistas, identificar a los demás participantes y hacer la presentación inicial. Luego, se debe abrir un período de preguntas y respuestas para los reporteros.
10. Brindar apoyo posterior: Después de la conferencia de prensa, proporciona a los medios de comunicación cualquier material adicional solicitado.

Ejemplos de conferencias de prensa

Esta especie de eventos los veremos en diferentes ámbitos o áreas del mundo publicitario. Y, aunque, pueden ser similares entre sí, realmente existen varios ejemplos de conferencias de prensa, tales como los que te mencionaremos a continuación:

• Uno de los ejemplos más comunes son las conferencias de prensa que realizan los gobernantes de tu localidad. Puesto que, en ellas, hacen anuncios importantes en materia ecomómica o nuevas medidas que planean tomar. También suelen hacer una especie de rendición de cuentas, después de cierto tiempo en el poder. Cabe destacar, que en época de elecciones, estas conferencias de prensa son muy comunes, pues los candidatos buscan simpatizar con la población a través de estos eventos televisivos.
• Otro ejemplo interesante lo conseguimos en el mundo deportivo, puesto que, allí nos enteramos sobre los nuevos fichajes, o algunas actualizaciones sobre lesiones de jugadores, o hacer declaraciones previas a un evento importante. Son muy comunes cuando inicia la copa mundial de la FIFA, o alguna de las competencias deportivas más destacables como la liga europea.
• En el caso de las celebridades, podemos destacar las conferencias de prensa que realizan para anunciar el lanzamiento de una nueva línea de ropa, aclarar controversias o informar sobre su retiro de los escenarios. Por otra parte, los artistas también llevan a cabo estos eventos para lanzar algún libro autobiográfico o dar información sobre su estado de salud.
• Otro de los ejemplos más llamativos de conferencia de prensa del que estuvo pendiente el mundo entero, fueron los anuncios hechos por las Naciones Unidas, a través de la Organización Mundial de la Salud durante la pandemia de la covid-19. Puesto que, en esas conferencias de prensa que paralizaron al mundo, recibíamos las instrucciones para superar la enfermedad, tomar las medidas necesarias para evitar el contagio.

¿Qué es una entrevista de conferencia de prensa?

En otras palabras, también la conocemos como rueda de prensa, pues es la práctica de realizar entrevistas individuales o grupales a los portavoces o expertos después de una conferencia de prensa. Durante una conferencia de prensa, los medios de comunicación tienen la oportunidad de debatir información con el portavoz en presencia de otros periodistas.

Por otra parte, este tipo de entrevista puede tener lugar inmediatamente después de la conferencia o en una fecha posterior, dependiendo de los arreglos y la disponibilidad de las partes involucradas. De este modo, el entrevistado puede proporcionar respuestas más extensas y contextualizadas.

Es importante mencionar que estas entrevistas adicionales pueden ayudar a recavar información más completa y a profundizar en los aspectos específicos que les interesará al público al que este dirigido el evento. Por su parte, el entrevistado podrá brindar aclaraciones adicionales, presente evidencia o argumentos más detallados y establecer un diálogo más directo con el comunicador.

¿Qué es una invitación para la conferencia de prensa?

Una convocatoria para asistir a una conferencia de prensa es un mensaje formal dirigido a los representantes de los medios de comunicación. Todo ello, con el fin de informarles sobre el evento y solicitar su asistencia. Asimismo, esta invitación tiene como objetivo convocar a los periodistas y reporteros de los medios de comunicación para que cubran el evento, incluyendo la siguiente información:

• Título o encabezado.
• Información del organizador muy detallado.
• Fecha, hora y lugar.
• Tema y objetivo de la conferencia de presa.
• Portavoces.
• Información adicional.
• Detalles de RSVP con el fin de obtener una confirmación de asistencia.

En ese mismo orden de ideas, debemos destacar, que la invitación para una conferencia de prensa suele enviarse por correo electrónico. O, se distribuye mediante comunicados de prensa a los medios de comunicación pertinentes.

Ten en cuenta, que la invitación debe ser clara, concisa y contener toda la información necesaria para que los periodistas puedan decidir si asistirán al evento y cubrirán la conferencia en sus medios.

¿Cuáles son los tipos de conferencias de prensa?

Como has podido notar, existen varios tipos de conferencias de prensa que utilizamos en diferentes contextos. Aunque todos tienen como finalidad transmitir una información puntual, suele sufrir variaciones dependiendo de la especie de portavoz y el área en la que se desenvuelve. A continuación te mostraremos los tipos de conferencia de prensa más comunes:

• Las informativas, que nos revelan anuncios novedosos sobre cualquier tema importante.
• Lanzamiento de productos, que son muy comunes en el ámbito empresarial y publicitario.
• De crisis, como las tendentes a anunciar medidas económicas rígidas, guerras o enfermedades contagiosas.
• De celebridades o figuras públicas, como anuncios de nuevos discos, premiers de películas o controversias.
• De investigaciones o descubrimientos científicos, muy comunes en la actualidad debido a los avances de la tecnología.
• De eventos deportivos, como las olimpiadas, la copa mundial de la FIFA y otros eventos de importancia.

¿En qué se diferencian las conferencias de prensa y ruedas de prensa?

Es muy normal que confundamos ambos términos, por el hecho de que son bastante similares. Sin embargo, conseguiremos algunas diferencias que te ayudarán a identificar y distinguir estos dos tipos de eventos. Aunque esas características que las distinguen son bastante sutiles, te las mostraremos a continuación:

Por su parte, la conferencia de prensa es un evento en el que una organización o individuo convoca a los medios de comunicación para informarles sobre un tema específico. Allí, realizamos anuncios importantes y aclaramos todo tipo de inquietudes. Por el contrario, la rueda de prensa se trata de un formato de conferencia de prensa en el que un grupo de periodistas se reúne con un portavoz o un panel de expertos para obtener mayor información sobre un tema específico.

En pocas palabras, mientras que una conferencia de prensa tiende a implicar una presentación inicial para hacer anuncios importantes, una rueda de prensa se centra más en la interacción directa y las preguntas de los periodistas desde el principio. Por ello, solemos confundir ambos términos, ya que, su diferencia es muy leve.