¿Qué es una intranet? - Conoce como funcionan las redes informáticas internas

Por lo general, en empresas, universidades y espacios públicos se suele hablar de internet y el acceso a este. Es lo más común y más implementado en todo el mundo. Sin embargo, sus inicios no son para nada iguales a lo que conocemos hoy en día, y aunque la telemática tuvo un papel fundamental en el tipo de conexión que tenemos hoy en día, la intranet es algo que se sigue utilizando en muchas partes del mundo.

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Quizás sea la primera vez que lo oigas o ya hayas visto el término. En caso de que no sepas qué es la intranet y para qué se utiliza o qué función tiene, aquí te lo explicaremos de una forma muy fácil y sencilla de entender.

Significado y concepto de intranet

Si separamos la palabra, el término “intra” hace referencia a algo que está concentrado en un espacio o se encuentra dentro de sí mismo. Por ende, al agregarle el restante “Net” forma una nueva palabra el cual hace referencia a una especie de conexión interna. Es decir, que una intranet podría ser una red en el que se tiene acceso a información, datos, documentación, archivos y demás en un espacio el cual está separado del resto del mundo.

Por ejemplo, si creas una red muy bien organizada con ordenadores, laptops y teléfonos móviles en tu hogar, esta en primera instancia sería una intranet. Ahora, si este cuenta con acceso a otras redes, por ejemplo, el de tu vecino, ya la intranet pasaría a ser una red local, pero sin acceso a internet.

¿Qué quiere decir o qué significa esto? Que la intranet es una red de información que puedes crear para compartir archivos e información, sin la necesidad de tener conexión a internet. Por lo general se suele emplear servidores con acceso limitado o con un alto nivel de privacidad. Al ser algo interno, solo los que pertenecen a esa misma red serán los que tendrán acceso a la información y mantener comunicación entre sí.

Es algo así como tener internet dentro de un hogar, oficina o empresa sin tener que depender de un servicio o proveedor de servicios de internet. Ahora bien, cuando se revocan los accesos, privilegios y la privacidad, terceros pueden tener acceso a la misma y a los usuarios originarios de la red. Como dato curioso, los inicios de lo que hoy conocemos como internet, fue gracias a la interconexión de redes de intranet creadas por todo el mundo.

Una vez que un número de redes intranet se han conectado entre sí, fue cuando inició todo el boom de internet y el acceso a mucha más información, usos de software a distancias y más.

¿Qué es la intranet corporativa o de una empresa?

Teniendo en cuenta lo que hemos explicado, el objetivo principal de la intranet para empresas o a nivel corporativo es darle asistencia a los trabajadores que pertenecen a esa empresa. Es decir, que cada uno tendrá cierto nivel de acceso y privilegios, además que se podrán comunicar entre sí. Todo esto con el fin de poder optimizar la comunicación, el compartir archivos y agilizar los procesos de negocios.

Además, se puede hacer uso de herramientas y software que son propios de la empresa sin necesidad de invertir o gastar recursos en servicios de terceros o vía online. Además, que hacer esto último implica un riesgo a nivel de seguridad y privacidad. Es por esta razón que las grandes empresas y organizaciones por lo general suelen emplear este tipo de red y mantener limitado el acceso a la red global.

¿Para qué sirve la intranet y como se usa?

El principal uso que se le da a las redes de intranet, es que la información, archivos, programas y demás se encuentren a la disposición de los usuarios en todo momento. Es decir, que siempre estará disponible, siempre y cuando cuentes con los accesos correspondientes. Esto supone una gran ventaja, puesto que reduce los gastos en cuanto a servicios de internet o tener que pagar membresías a plataformas para poder acceder a la información alojada en sus servidores.

Con una red de intranet, tienes la ventaja que puedes crear tu misma base de datos, contar con un servidor lo suficientemente amplio y potente para gestionar un alto volumen de peticiones. En cuanto al resto de usos que se le puede dar a esta tecnología, podemos mencionar ejemplos como los siguientes:

• Comunicación en tiempo real y con un buen nivel de seguridad
• Los usuarios pueden compartir información o archivos con mayor rapidez y fluidez.
• Crear una base de datos y mantenerla actualizada con datos propios de la empresa y organización e institución.
• Aumenta significativamente el tiempo de respuesta a una petición.
• Fomenta el trabajo en equipo.
• Disminuye los costos a la hora de invertir en plataformas, equipos y softwares.
• Reduce el tiempo al momento de buscar una información.

Con este último dato, es importante que, para poder disminuir dicho tiempo, es necesario contar con una gran cantidad de información. Sería algo así como tener una biblioteca digital en el que la información está alojada en un servidor local. De esta manera los usuarios de esta intranet podrán buscar con mayor rapidez un archivo, documento o información, además que la misma puede ser actualizada y mejorada.

Un aspecto interesante a mencionar, es que todo periférico de comunicación que se vaya a utilizar para la intranet, no se verá comprometido en términos de seguridad y privacidad. Al no estar conectada a la red mundial, terceros no podrán tener acceso con la misma facilidad.

¿Cómo funciona la intranet?

Se podría decir que una intranet cumple con funciones similares al de redes sociales y otras plataformas online. De manera que, se puede tener acceso a información, compartir, archivos y documentos, además de utilizar softwares y otras herramientas que estén contenidas dentro de esta red.

La idea principal es que se pueda mejorar la comunicación y la colaboración en términos empresariales. De tal modo, es necesario contar con un servidor destinado a la optimización, control y gestión de todos los procesos, información y peticiones que se llevarán a cabo dentro de esta red.

De cierta manera es una especie de red LAN, con la diferencia de que no se tiene acceso a internet. Puedes contar con servicios muy similares, pero todo estará contenido en un único espacio y lugar, además de que la empresa es quien permite o no el acceso a la información. Así que, en términos generales, esta tecnología es una especie de aplicación a nivel empresarial en el que cada uno de los usuarios puede tener acceso a las diferentes herramientas y softwares que hay allí.

Tan solo tienes que tener un usuario asignado y una contraseña. Una vez que tengas un espacio creado dentro de esta red, se te asignan privilegios según el cargo que tengas dentro de la empresa. De hecho, solo puedes estar asignado a un único subgrupo o bien tener acceso general a toda la información.

Como dato importante, muchas de las empresas actualmente están buscando una mejoría en cuanto a sus procesos y forma de funcionar. Es por ello que poco a poco se están inclinando más hacia la idea de apoyarse en el cloud computing, ya que esto brinda un entorno mucho más profesional y corporativo.

¿Cuáles son los tipos de Intranet?

Así como existen diferentes tipos de redes como las extranet, redes MAN, WAN y LAN, también existen algunos tipos de intranets que se ajustan a cada necesidad. Entre las más comunes encontramos:

Intranets corporativas

Este tipo de red es de carácter privado, por lo que se tiende a utilizar cuando se necesita compartir información de carácter empresarial.  Además, se suele establecer jerarquías con el fin de limitar el acceso a la información.

Este tipo de estructura permite tener una mejor comunicación entre un equipo de trabajo o todo un departamento. Además, es útil para mantener actualizada la información sin tener que estar presente o dirigirse a un departamento en la empresa. Gracias a los servicios en la nube que existen actualmente, se puede mantener el mismo nivel de seguridad y privacidad, además de evitar gastar recursos en desarrollar aplicaciones o tener que instalar un servidor propio, configurarlo y demás.

 Intranets municipales

Este tipo de redes suele estar público en internet. Un ejemplo de esto suelen ser las páginas de gobiernos de un país o bien de un municipio, región o estado. Por lo general son páginas oficiales en donde se ofrece información directa a la población, se puede realizar consultas, tal como lo puede ser la página oficial del CNE.

Tomando como ejemplo esta última, allí podemos tener acceso a los diferentes servicios que ofrece el gobierno de Venezuela. Este espacio está destinado principalmente para conocer el estatus de tu pasaporte o cédula de identidad o DNI. A través de esta red intranet, puedes tener cierto nivel de acceso, hacer solicitudes de un nuevo documento o bien pedir una renovación, pedir una cita, entre otras cosas más.

Intranets docentes

En teoría, sigue manteniendo la misma idea que la intranet de tipo municipal, pero con la diferencia de que está destinada a profesores, maestros y profesionales de la docencia. Sin embargo, esto no quiere decir que cualquier docente pueda entrar a cualquier intranet que se le antoje. Este solo tendrá acceso a aquella institución a la que pertenece.

Por lo tanto, es un tipo de intranet que, si bien mantiene los mismos principios y objetivos, la población está limitada y enfocada en aquellos que son parte de la nómina de la institución.

¿Cuáles son las características de la intranet

Características hay muchísimas y todo dependerá del tipo de información, el software que se emplee, así como el nivel de comunicación que se quiera establecer. Sin embargo, hay algunas muy generales que son importantes mencionar, tales como:

• Son redes locales donde la información, archivos y software es controlado por un administrador o varios usuarios con acceso.
• Son redes que se pueden modificar, estructurar y configurar a conveniencia de la empresa, negocio o institución.
• Es posible dar o quitar acceso a ciertas zonas, todo esto es mediante privilegios de usuarios.
• Cuentan con un gran nivel de seguridad y privacidad de los datos e información.
• Ayudan a optimizar y mejorar el flujo de trabajo gracias a su precisión y velocidad de respuesta.

¿Quién puede acceder a Intranet?

Es necesario que, como usuario, cuentes con una contraseña y un username asignados previamente. Sin esto, te será imposible acceder a la información o tan siquiera utilizar herramientas o software que son propias de esta red. Ahora bien, no siempre necesitarás estas dos condiciones para tener acceso, puesto que cada red de intranet es distinta. Sin embargo, es habitual solicitar estos dos datos de forma obligatoria.

En cuanto al acceso a nivel general, dependerá en gran medida del tipo de intranet. Es decir, que, si es uno municipal o estadal, con crearte un usuario y una contraseña podrás acceder a la misma. Sin embargo, para entrar a una red de tipo docente, tendrás que ser parte de una institución o de lo contrario, no podrás ingresar a su sistema.

¿Qué se necesita para crear una Intranet?

En primer lugar, debes tener una infraestructura en la que debes trabajar sí o sí. Es como querer utilizar una aplicación móvil sin tener un teléfono. Por ende, tienes que contar con dispositivos electrónicos capaces de conectarse a una red. El otro elemento son los softwares utilizados para crear la red. Esto dependerá en cuanto al tipo de intranet que se quiere diseñar y el nivel de seguridad que quieres que tenga.

Por último, es necesario contar con un servidor. Al ser una red que contará con una base de datos (posiblemente), tiene que haber un dispositivo capaz de guardar esta información y al mismo tiempo gestionar la petición que cada usuario haga.

Ejemplos de una intranet y sus aplicaciones

Dar ejemplos concretos es un tanto difícil, puesto que la mayoría de las redes de este tipo son públicas y todo usuario con conexión a internet tiene acceso a la misma. Sin embargo, cualquier página de gobierno es considerada una intranet. Algunas de estas redes se pueden emplear para la actualización de datos o bien, realizar un censo de la población. También están aquellas que están destinadas al cobro de impuestos cada tanto.

Aunque son páginas y plataformas a las que puedes acceder, tienen un espacio “privado” en el que deberás ingresar con un usuario y contraseña creados previamente. Al entrar, posiblemente la interfaz cambie, junto con las opciones que por lo general se muestran una vez se entra a una página oficial del gobierno.

Esto pasa exactamente igual con las intranets de universidades e instituciones. Es por esta razón que se muestra una cosa y una vez ingresas con un usuario, todo cambia y se te muestran nuevas funciones.