¿Qué es procurement? - Aprende sobre compraventa empresarial

El procurement, o gestión de compras, es un proceso fundamental en las organizaciones que se encarga de adquirir bienes, servicios y recursos necesarios para su funcionamiento. Esta disciplina abarca desde la identificación de proveedores adecuados hasta la negociación de contratos y la supervisión de las adquisiciones.

La eficiente gestión de procurement es esencial para garantizar la calidad de los productos y servicios, optimizar los costos y mantener relaciones sólidas con los proveedores, contribuyendo así al éxito y la competitividad de una empresa.

¿Quién se encarga del procurement en una empresa?

La responsabilidad de la gestión de procurement en una empresa recae en un equipo específico o en profesionales designados para esta función. En organizaciones grandes, es común contar con un departamento de compras dedicado que se encarga de todas las actividades relacionadas con el procurement.

Este departamento está liderado por un director de compras o un jefe de procurement que supervisa todo el proceso y toma decisiones estratégicas.

El equipo de procurement está compuesto por profesionales que desempeñan roles específicos, como compradores, negociadores, analistas de mercado y administradores de contratos. Cada miembro del equipo desempeña un papel importante en la selección de proveedores, la evaluación de ofertas, la negociación de términos y condiciones, y la gestión continua de las relaciones con los proveedores.

La gestión de procurement es un proceso estratégico que involucra la toma de decisiones cruciales para la empresa. Esto incluye la elección de proveedores confiables, la búsqueda de oportunidades para reducir costos y mejorar la calidad de los productos o servicios adquiridos, y la mitigación de riesgos relacionados con la cadena de suministro.

¿Qué ventajas tiene el procurement para las finanzas de una empresa?

La gestión eficaz del procurement, o gestión de compras, puede tener un impacto significativo en las finanzas de una empresa. A continuación, se presentan algunas de las ventajas clave que esta función aporta a las finanzas corporativas:

• Reducción de costos: Una gestión de procurement eficiente implica la identificación de proveedores confiables y la negociación de contratos beneficiosos. Esto puede llevar a una disminución de los costos de adquisición, lo que a su vez aumenta los márgenes de beneficio. La capacidad de comprar materias primas, productos o servicios de manera más económica permite a la empresa destinar recursos financieros a otras áreas importantes.
• Mejora de la eficiencia operativa: El procurement bien gestionado garantiza que los suministros necesarios estén disponibles en el momento adecuado y en la cantidad necesaria. Esto evita interrupciones en la producción y reduce los costos asociados con la falta de materiales. Además, la optimización de la cadena de suministro puede llevar a una logística más eficiente y una gestión de inventario mejorada, lo que disminuye los gastos operativos.
• Gestión de riesgos: La evaluación adecuada de proveedores y la diversificación de fuentes de suministro ayudan a mitigar riesgos financieros. Un enfoque estratégico en el procurement permite a las empresas prepararse para posibles cambios en el mercado o interrupciones en la cadena de suministro, lo que puede tener un impacto positivo en la estabilidad financiera a largo plazo.
• Aumento de la competitividad: Al mejorar la calidad de los productos o servicios adquiridos y reducir los costos, el procurement puede ayudar a la empresa a ser más competitiva en el mercado. Esto puede traducirse en un aumento de la cuota de mercado y mayores ingresos, lo que beneficia directamente a las finanzas de la empresa.

¿Qué tipo de bienes, productos y servicios se adquieren con procurement?

La gestión de procurement implica la adquisición de una amplia variedad de bienes, productos y servicios necesarios para el funcionamiento de una empresa. Estos elementos pueden ser categorizados en varias áreas clave:

• Materias primas y suministros: Uno de los componentes más esenciales del procurement es la adquisición de materias primas y suministros necesarios para la producción o fabricación de productos. Esto puede incluir materiales como acero, plástico, papel, productos químicos, componentes electrónicos y cualquier otro insumo necesario para la producción.
• Productos terminados y bienes de consumo: Las empresas también adquieren productos terminados que se revenden o se utilizan en sus operaciones. Estos pueden abarcar desde productos electrónicos, muebles y ropa hasta alimentos y bebidas que se venden en tiendas minoristas. El procurement garantiza que estos productos estén disponibles en la cantidad adecuada y al precio correcto.
• Servicios profesionales y contratistas: Las empresas a menudo necesitan contratar servicios profesionales y contratistas para proyectos específicos. Esto puede incluir servicios legales, consultoría, servicios de construcción, mantenimiento de TI y una variedad de otros servicios especializados. La gestión de procurement se encarga de seleccionar y negociar contratos con proveedores de servicios confiables.
• Tecnología y software: En la era digital, la adquisición de tecnología y software es fundamental para las operaciones empresariales. Esto abarca desde la compra de equipos de hardware, como computadoras y servidores, hasta la adquisición de licencias de software y servicios en la nube para respaldar las operaciones de la empresa.

¿Qué es e-procurement o procurement electrónico?

El e-procurement, también conocido como procurement electrónico o adquisiciones electrónicas, es una modalidad de gestión de compras que utiliza tecnología digital y plataformas en línea para llevar a cabo todas las etapas del proceso de procurement de una empresa. Esta forma de adquisiciones ha ganado popularidad debido a sus beneficios en términos de eficiencia, transparencia y ahorro de costos.

En el e-procurement, las organizaciones utilizan software y sistemas en línea para gestionar de manera eficaz la identificación de proveedores, la evaluación de ofertas, la negociación de contratos y la supervisión de adquisiciones. Esto simplifica y agiliza el proceso de procurement, reduciendo la necesidad de trámites en papel y permitiendo una comunicación más fluida con los proveedores.

Uno de los principales beneficios del e-procurement es la capacidad de acceder a un amplio mercado de proveedores en línea, lo que facilita la búsqueda de ofertas competitivas y la obtención de los mejores precios y condiciones. Además, la automatización de tareas repetitivas y la generación de informes detallados contribuyen a la eficiencia operativa y al seguimiento preciso de los gastos.

El e-procurement también fomenta la transparencia en las operaciones comerciales al proporcionar un registro digital de todas las transacciones y negociaciones. Esto mejora la auditoría interna y facilita el cumplimiento de regulaciones y estándares de calidad. En resumen, el e-procurement es una herramienta valiosa que moderniza y optimiza el proceso de procurement, lo que beneficia a las empresas al reducir costos y mejorar la eficiencia en la gestión de compras.

E-commerce y sus beneficios

El comercio electrónico, o e-commerce, se ha convertido en una parte integral de la economía global y ha transformado la forma en que las empresas operan y los consumidores compran. Sus beneficios son notables y abarcan una amplia gama de áreas.

• Acceso global: Uno de los principales beneficios del e-commerce es la capacidad de llegar a un mercado global. Las empresas ya no están limitadas por ubicación geográfica y pueden vender sus productos o servicios a clientes de todo el mundo. Esto amplía significativamente su base de clientes y su potencial de ingresos.
• Menores costos operativos: El comercio electrónico a menudo implica costos operativos más bajos en comparación con las tiendas físicas tradicionales. Las empresas pueden reducir gastos relacionados con el alquiler de locales, personal de ventas y gastos generales. Además, las transacciones en línea a menudo requieren menos intermediarios, lo que disminuye los costos de distribución.
• Mayor conveniencia para los clientes: Los consumidores valoran la comodidad que ofrece el e-commerce. Pueden comprar productos y servicios desde la comodidad de sus hogares o dispositivos móviles en cualquier momento del día. Esto elimina la necesidad de desplazarse físicamente a una tienda y permite una experiencia de compra más flexible y personalizada.
• Análisis y personalización: El e-commerce permite a las empresas recopilar datos sobre el comportamiento de compra de los clientes. Esta información se puede utilizar para personalizar ofertas y recomendaciones, lo que mejora la experiencia del cliente y aumenta la probabilidad de ventas adicionales. Además, el análisis de datos ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas sobre la gestión de inventario y estrategias de precios.

¿Qué es purchasing?

El término 'purchasing' se refiere a la función de compras dentro de una organización, también conocida como adquisiciones o procurement. Esta función desempeña un papel esencial en la gestión de suministros y recursos necesarios para el funcionamiento de una empresa.

El objetivo principal del purchasing es adquirir bienes, productos y servicios de manera eficiente y efectiva, garantizando que la empresa cuente con los recursos adecuados para operar y cumplir con sus objetivos comerciales.

La función de purchasing implica varias etapas clave, que incluyen la identificación de proveedores, la evaluación de ofertas, la negociación de contratos y la gestión continua de las relaciones con los proveedores.

Los profesionales de compras, también conocidos como compradores o adquisidores, desempeñan un papel central en este proceso al seleccionar proveedores confiables, buscar oportunidades para reducir costos y mejorar la calidad de los productos o servicios adquiridos, y garantizar que se cumplan los plazos y requisitos acordados.

¿Qué es sourcing?

El sourcing, en el contexto empresarial, se refiere al proceso de identificar, evaluar y seleccionar proveedores o fuentes de suministro para adquirir bienes, productos o servicios necesarios para una organización. Este proceso es esencial para garantizar que una empresa obtenga los recursos adecuados de manera eficiente y al mejor costo posible.

El objetivo principal del sourcing es maximizar el valor y la calidad de los productos o servicios adquiridos mientras se minimizan los riesgos y los costos asociados.

Los profesionales de sourcing, también conocidos como gestores de sourcing, desempeñan un papel crucial al investigar y seleccionar proveedores que cumplan con los requisitos específicos de la empresa. Esto incluye la consideración de factores como la calidad del producto, la confiabilidad, los plazos de entrega, los costos y la capacidad de respuesta ante cambios en la demanda.

El sourcing no se limita solo a la elección de proveedores, sino que también involucra la gestión continua de relaciones con ellos. Esto implica el monitoreo del desempeño de los proveedores, la resolución de problemas, la garantía de la conformidad con los contratos y la identificación de oportunidades para la mejora continua.

Una estrategia de sourcing efectiva puede proporcionar a una empresa una ventaja competitiva al garantizar un suministro constante y confiable de recursos clave.

¿Qué es cadena de suministros?

La cadena de suministro, también conocida como cadena de abastecimiento, es un concepto esencial en la gestión empresarial que se refiere a la secuencia de actividades y procesos involucrados en la producción y distribución de bienes y servicios, desde el aprovisionamiento de materias primas hasta la entrega al cliente final. Esta cadena comprende una serie de etapas interconectadas que colaboran para satisfacer las necesidades del mercado de manera eficiente y efectiva.

El aprovisionamiento de materias primas, componentes o productos semi-elaborados es el primer eslabón de la cadena de suministro. Luego, estos recursos son transformados a través de la manufactura o producción. Posteriormente, los productos resultantes son almacenados, distribuidos y finalmente entregados a los consumidores. En cada etapa, la coordinación efectiva es esencial para evitar retrasos, reducir costos y mantener la calidad.

Uno de los objetivos clave de la gestión de la cadena de suministro es la optimización del aprovisionamiento. Esto implica encontrar el equilibrio adecuado entre mantener un inventario suficiente para satisfacer la demanda sin incurrir en excesos de inventario costosos. Además, la cadena de suministro busca minimizar los tiempos de entrega y los costos logísticos, lo que puede ser esencial para competir en un mercado global.

La gestión de la cadena de suministro también involucra la identificación y gestión de riesgos en el aprovisionamiento, ya que factores como desastres naturales, fluctuaciones en la demanda y problemas con proveedores pueden tener un impacto significativo en la continuidad de las operaciones.