¿Qué es WIP? - Aprende cómo calcularlo y utilizarlo en una empresa

El cálculo del WIP o trabajo en proceso representa uno de los procedimientos más útiles en la gestión de proyectos y de empresas, puesto que permite saber si los empleados cumplen con las actividades o si hay muchas labores acumuladas. Así que, en este artículo, se explica qué es el WIP, cómo se calcula y los métodos que se pueden emplear para provocar mayor eficiencia dentro de una organización. De igual manera, se mencionan los tipos de tareas que se miden con esta operación matemática, además de hablar sobre el flujo de trabajo y la productividad.

¿Qué es el WIP en Kanban y cómo utilizarlo?

El trabajo en proceso (Work In Process o WIP) es un término que se usa en la gestión de proyectos y en la gestión de la producción en las empresas. Se refiere a la cantidad de labores que se encuentra en proceso de realización o en curso en un momento dado. El WIP se puede utilizar para medir la eficiencia y la productividad de un proceso de producción. También es válido emplearlo con el fin de identificar cuellos de botella y optimizar el flujo de trabajo.

En el contexto de Kanban (metodología empresarial originaria de Japón), el WIP se refiere a la cantidad máxima de trabajo que puede estar en proceso en cierto momento. Es decir, es el número de tareas o deberes que se pueden tener en curso al mismo tiempo. El objetivo de limitar el WIP es reducir el tiempo de ciclo y mejorar la eficiencia del proceso. Así, al limitar la cantidad de pendientes en proceso, se reduce el tiempo de espera, y aumenta la velocidad de entrega.

¿Qué es el WIP en Scrum y cómo utilizarlo?

En el caso del Scrum, que es otro método de gestión de empresa con software, el WIP se refiere al número de elementos de trabajo que se encuentran bajo procesamiento en ese instante en un sprint. De esta manera, el WIP tiene como meta reducir el WIP de modo que se garantice que el equipo pueda completar todas las tareas. Por ende, cuando se fijan límites en el WIP, el equipo se concentra en completar una tarea antes de pasar a la siguiente.

¿Cómo calcular el trabajo en proceso o WIP en los diferentes departamentos de una empresa?

El cálculo del WIP en diferentes departamentos de una compañía tiende a variar dependiendo del proceso y de la industria en la que se vaya a calcular dicha acumulación de tareas. Sin embargo, por lo general, se calcula al sumar el total de la cantidad de trabajos o tareas en proceso y lo que aún no se completan.

La fórmula del cálculo de WIP

Teniendo en consideración los requisitos que solicita el cálculo, es posible encontrar la cantidad total de labores en proceso. En ese sentido, lo más complicado es determinar la cantidad real de tareas en ejecución y las que se poseen en cola. La fórmula para calcular el WIP es:

WIP = Trabajos en proceso + Trabajos en cola

¿Qué es el flujo de trabajo de una empresa?

Cuando se habla del flujo de trabajo de una empresa se hace referencia a los procesos y procedimientos que se emplean con el fin de completar una tarea o proyecto. Así, el flujo de deberes puede variar según la industria y el proceso, aunque, suele involucrar una serie de pasos que deben completarse en un orden específico para lograr el resultado deseado.

Existen varias herramientas de seguimiento que se pueden usar con el objeto de identificar, calcular y monitorear el trabajo en proceso (WIP). Estas herramientas, además pueden garantizar que se esté respetando la limitación establecida. Estas son algunos de los recursos más comunes que se utilizan en empresas grandes.

• Tableros Kanban: son una herramienta visual popular originaria de Japón utilizada con el fin de controlar el progreso del trabajo y el WIP. Estos tableros Kanban tienen columnas que representan diferentes etapas del proceso, en donde y las tarjetas se mueven de una columna a otra a medida que se realizan las tareas. Los tableros Kanban pueden ser físicos o digitales, de modo que son una forma efectiva de monitorear el WIP y garantizar que el respeto a la limitación establecida.
• Software de gestión de proyectos: tales como Trello, Asana y Jira que ayudan a hacer el seguimiento y fijar límites en el WIP. Estos programas tienen herramientas con las que es factible rastrear el progreso de las tareas y los proyectos.
• Gráficos de control: los gráficos de control son recursos provenientes de la estadística que sirven para ejecutar una observación del desempeño y comportamiento de los trabajadores en cada procedimiento. Estos gráficos de control pueden ayudar a identificar cuellos de botella y oportunidades de mejora.
• Hojas de cálculo: entre las que se encuentra Excel, son otros de los recursos que utilizan las matemáticas en las que se puede monitorear el WIP y darle la seguridad a la empresa de que los empleados respetan la limitación establecida. Las hojas de cálculo también ejecutan el rastreo del progreso de cada una de las labores, así como establecer límites de trabajo en proceso.
• Los Gráficos de Gantt: una herramienta visual utilizada para seguir el avance o retraso de un proyecto. Los gráficos de Gantt tienen la capacidad de monitorear el WIP, por lo que pueden asegurar que se esté respetando la limitación fijada.

En internet cada día aparecen más programas o aplicaciones con los que es válido ejecutar el seguimiento o trabajos de monitoreo del WIP. Los tableros Kanban, el software de gestión de proyectos, los gráficos de control, las hojas de cálculo y los gráficos de Gantt son algunas de las herramientas más populares del mercado debido a sus características. Otra ventaja es que no requieren el gasto de muchos recursos.

¿Cómo mejorar la productividad y la eficiencia en el flujo de trabajo utilizando el WIP?

El WIP puede ser utilizado para mejorar la productividad y la eficiencia en el flujo de trabajo de una organización. Hay que recordar que, al limitar el WIP, decrece el tiempo de ciclo, además aumenta la velocidad de entrega. También puede ayudar a identificar los famosos cuellos de botella en el proceso, que son los momentos en los que los trabajadores se estacan. Además permite optimizar el flujo de trabajo para mejorar la eficiencia.

WIP es una técnica efectiva para mejorar el flujo de tareas y la productividad de una empresa, en donde la implementación de la limitación del WIP puede variar según la empresa y el tipo de proceso. No obstante, hay que considerar algunas estrategias generales al momento de trabajar con esta metodología.

1. Identificar el WIP actual: lo que implica medir cuánto trabajo se tiene en la actualidad en proceso y cómo se está realizando dichas tareas. Una vez que se sabe el WIP actual, se puede establecer una meta de WIP para reducir la cantidad de labores en proceso.
2. Establecer una meta de WIP: se trata del número máximo de trabajos o tareas que se pueden tener en proceso al mismo tiempo. Esta meta debe ser realista y basada en la capacidad del equipo.
3. Comunicar la limitación del WIP: la cual hay que comunicarla a todo el equipo y a los departamentos involucrados en el proceso.
4. Crear un sistema de seguimiento: con el cual monitorear el WIP y verificar que se respeta la meta establecida. Esto puede implicar la implementación de herramientas de seguimiento y la creación de informes regulares para monitorear el progreso.
5. Identificar y solucionar cuellos de botella: por medio de la limitación del WIP, pues al saber dónde se estanca la gente, es posible determinar la vía a seguir para solucionarlos y así mejorar la eficiencia del proceso.
6. Continuar ajustando la limitación del WIP: pues esta no es una solución única y permanente. Es importante continuar ajustando la limitación a medida que se mejora el proceso o se identifican nuevas oportunidades para aumentar la productividad y eficiencia.

Por ende, la implementación de la limitación del WIP en una empresa requiere una comprensión clara del WIP actual, así como la comunicación efectiva a todo el equipo. Se recomienda establecer un objetivo de WIP realista y crear un sistema de seguimiento con el que monitorear el progreso, además de ajustar la limitación del WIP según sea necesario.

¿Qué tipo de tareas o procesos se pueden medir con el WIP?

El WIP se puede utilizar para medir cualquier tipo de tarea ya sea la revisión de cómo se progresa o del proceso en ejecución, siempre que implique trabajo en curso, de modo que no entra ninguna labor terminada. Esto puede incluir deberes que se están trabajando, como la fabricación de productos, o procesos de servicio, como la atención al cliente.

El WIP también se usa para medir el progreso en proyectos de software o de desarrollo de productos. De este modo, el trabajo en proceso (WIP) es una medida importante en la gestión de proyectos y en la gestión de la producción en las empresas. En donde se mida la cantidad de trabajo que se encuentra en proceso de realización o en curso en un momento dado. Así mismo, se puede utilizar para medir la eficiencia y la productividad de un proceso de producción. El WIP se emplea para medir cualquier tipo de tarea o proceso que implique trabajo en curso, y puede ser utilizado para mejorar la productividad y la eficiencia en el flujo de trabajo de una empresa.