¿Qué es un archivo electrónico o digital? - Concepto y significado del uso de medios electrónicos

El ámbito digital logró y sigue generando cambios en nuestras vidas como personas. Sin importar que se trate del ámbito personal, social, profesional o laboral, las cosas ya no son como antes. Pasamos de tener archiveros físicos de gran tamaño, a condensar toda la información mediante un compresor de archivos. Todo esto es gracias a la era digital, sin embargo, no todos cuentan con la comprensión suficiente para manejar bien las tecnologías actuales.

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Por ello, te queremos brindar toda la información relacionada con los archivos electrónicos o mejor conocidos, como documentos digitales. Al finalizar el artículo, conocerás cuáles son los tipos de archivos que existen, las ventajas y las desventajas de estos y cuál es el uso que se le podría dar. Todo en un único artículo hecho para ti.

Definición y concepto de un archivo electrónico o digital en informática

Un archivo electrónico es una representación digital de una información, la cual puede ser creada, leída y procesada por un dispositivo electrónico. En tal sentido, a nivel de informática, son solo códigos binarios perfectamente agrupados que, en conjunto, dan lugar a una información que la persona puede entender.

Es decir, que un archivo, sea de texto, audio, imagen o audiovisual, está constituido por bits de información. Esto permite, según el programa de lectura correspondiente, acceder a la información que deseemos. Es gracias a estos programas, que podemos abrir un documento electrónico y ver información que podemos comprender y procesar en nuestro lenguaje. De lo contrario, solo estaríamos viendo unos y ceros hasta más no poder, y claro, sin entender ni una sola cosa.

Entonces, todo archivo que una computadora, laptop, teléfono móvil o Android pueda leer e interpretarlo para nosotros, se considera como un archivo electrónico. Claro, dependiendo del tipo que se trate, podremos o no acceder a su información o lectura. Algunos de los ejemplos que podemos darte de cada caso, son los documentos creados en Word, y los archivos instaladores de cualquier programa. Aunque ambos son considerados como digitales, uno permite la lectura por parte del usuario, mientras que el otro está enfocado en llevar a cabo un proceso automático.

De cualquier forma, más adelante en el artículo hablaremos sobre los tipos de archivos que existen en la actualidad. Por otro lado, definiremos este mismo concepto para dos aspectos fundamentales e importantes, los cuales son la empresa y la nube.

¿Qué es un archivo electrónico o digital de una empresa?

La definición para este caso, sigue siendo el mismo, puesto que no cambia sin importar que se trate de una empresa, institución académica o legislación. Sin embargo, la administración electrónica que se lleva a cabo en una empresa es muy distinta a la que un usuario promedio puede llevar a cabo. Por ello, los archivos electrónicos que se manejan en un sector terciario o empresarial, tienen mayor importancia y relevancia.

Por lo general, se suele utilizar archivos de textos, de imágenes y audiovisuales. Sin embargo, todo esto dependerá de la empresa y del tipo de gestión que se haga. Por ejemplo, para una empresa que se dedica a mantener bases de datos, lo más seguro es que sus archivos sean confidenciales y solo tendrán acceso a estos, aquellos con las credenciales correspondientes. Por otro lado, una agencia de marketing y publicidad, se maneja con lo tradicional: Archivos de Word, presentaciones, imágenes, archivos generados en programas de edición, tablas en Excel, entre otros más.

El hecho es que un archivo digital de una empresa tiene mucha importancia y no suele estar al alcance de cualquier persona. De hecho, el acceso a la misma es bien limitado. Esto se puede deber a que la misma empresa puede o no contar con una intranet, o que esté conectada a una red LAN privada. Las posibilidades de gestión son varias y dependerá de las necesidades y los recursos disponibles.

¿Qué es un archivo electrónico en la nube?

En cuanto a los archivos en la nube, sigue sin existir cambios en la definición. Lo único diferente al caso anterior y en general, es que el almacenamiento de los archivos es totalmente distinto. Es decir, que ya no se utiliza una memoria interna del propio dispositivo para alojar los archivos y documentos que se generan, sino que se emplean servidores y alojamiento online. Tomemos como ejemplo Drive, el cual es una herramienta y/o plataforma de Gmail. Esta te brinda la posibilidad de almacenar todo tipo de archivos en un espacio limitado.

En caso de que quieras más espacio de almacenamiento, tendrás que pagar por una mensualidad y un paquete según tus necesidades. Ahora bien, tener un almacenamiento en la nube supone una gran ventaja, puesto que plataformas como las mencionadas te permiten editar archivos de manera online sin la necesidad de instalar programas en tu ordenador o teléfonos móvil. Por lo cual, supone una mejor gestión de los recursos del dispositivo.

Ten en cuenta que no todas las plataformas de almacenamiento en la nube te permitirán subir cualquier tipo de archivos. De hecho, no siempre contarás con la posibilidad de modificarlos o editarlos a tu gusto. Ahora bien, para disminuir la probabilidad de error al momento de subir un archivo o documento a la nube, te recomendamos comprimir todo en un archivo .RAR. La mayoría de las plataformas soportan este formato y no tendrás problemas. Claro, cuenta con sus desventajas, pero todo depende de la situación y tus necesidades.

¿Para qué sirve un archivo electrónico?

En cuanto al uso o la utilidad que tiene todo archivo electrónico, dependerá de para qué lo necesites. No todos son iguales y, por lo tanto, no siempre te servirán para lo mismo. Por ejemplo, un archivo con formato .doc, te va a permitir editar un documento de texto. Sin embargo, para poder manipular la información que tiene un archivo, es importante contar con un programa compatible con el mismo.

Si seguimos manteniendo el mismo documento .doc, este es posible abrirlo con Microsoft Word o su contraparte de software libre, Open Office. Y aunque el bloc de notas es un tipo de procesador de texto, este carece de la potencia y las características necesarias para mostrarte toda la información tal cual viene contenido en el archivo. Es por esta razón que, al intentar abrir una tabla hecha en Word, desde un bloc de notas, toda la estructura y el formato cambia.

Algo similar ocurre con el resto de documentos o archivos. Por ejemplo, todo archivo con formato .AVI permite la visualización de videos con audio, el cual puede estar incluido o no. Para ello, necesitarás un programa que sea capaz y compatible con ese mismo formato. La ventaja de los reproductores multimedia, es que no solo tienen compatibilidad con los archivos en formato de video, sino que muchos de ellos pueden ser capaces de reproducir audios solamente.

Sin embargo, un reproductor de audio difícilmente está hecho para leer y reproducir un archivo multimedia, sin importar que este sea .AVI, MP4 o cualquier otro. Así que, de forma resumida, puedes emplear un archivo electrónico para lo siguiente:

• Crear y editar archivos de textos, diapositivas, y tablas de Excel.
• Escuchar música y modificarla según el programa y sus características
• Ver películas y series, además de ver diapositivas y presentaciones creadas por una empresa o institución en forma de video.
• Crear imágenes desde cero gracias a programas de edición como Photoshop o InkScape.
• Visualización de imágenes sin importar el formato en el que esté.

Todo esto se resume en mantener una información en un formato en específico en un único archivo digital. De esta manera, se puede conseguir reducir el uso de espacio físico y emplear recursos como papeles y demás, para el almacenamiento, edición o el simple hecho de compartirlos.

¿Cuáles son las características de un archivo electrónico?

Podemos resumir toda la información de sus características en tres simples aspectos. Además, sea un archivo digital para un sistema operativo para ordenadores o para dispositivos móviles, las características seguirán siendo las mismas. Entre estas, se encuentra:

1. La accesibilidad

Esta característica se puede dividir de dos maneras posibles. La primera es mediante lo fácil que resulta el poder encontrar una información o en su defecto, un archivo en particular. Lo que anteriormente tomaba horas e incluso semanas en hallar, ahora podemos agilizar el proceso gracias a los gestores de archivos. Sin estos programas, sería un problema tener que encontrar un archivo en específico.

La otra forma o cara de la moneda, es a través de los dispositivos digitales. Décadas pasadas se tenía que emplear un computador demasiado robusto para poder leer un correo electrónico. Ahora esto lo podemos conseguir casi desde cualquier dispositivo inteligente. Claro, tiene que haber compatibilidad y una aplicación o programa que nos permita hacer esto.

Pero lo que, sí es cierto, es que la accesibilidad se ha vuelto el punto fuerte de los archivos digitales. Tanto es así, que, en conjunto con el uso de internet y plataformas online, cualquier persona con acceso a la red puede tener la información que busca.

2. Mejor búsqueda y recuperación de archivos

De cierta manera, esta característica se encuentra ligada a la anterior, puesto que, para poder encontrar un archivo e información, es necesario utilizar un buscador o navegador. Además, tal acción se puede hacer de manera online u offline según sea el caso. En el caso de los gestores de archivos nativos, es vital que se conozca el nombre del archivo que se desea encontrar.

Todo ordenador, sin importar su sistema operativo, cuenta con un buscador nativo. Este lo puedes utilizar para encontrar un documento, carpeta o archivo según el directorio en el que te encuentres. En lugar de ir carpeta por carpeta, simplemente tecleas parte del nombre de lo que deseas encontrar y se te mostrará o no un resultado. De hecho, la búsqueda se hace mucho más fácil cuando se trata de archivos que contienen textos.

Por ejemplo, las versiones de Windows que hay en el mercado actualmente tienen la ventaja de no solo ubicar un archivo por su nombre, sino también por la coincidencia entre lo que has tipeado en el buscador y el contenido que tiene ese archivo digital. Sin embargo, esto no aplica para todos los casos y los tipos de documentos o archivos.

Algo similar ocurre con los buscadores online como Google, Bing, DuckDuckgo y otros. En ambos casos, la búsqueda se basa por palabras claves, frases o bien, por comandos específicos que hacen de la búsqueda más potente. Mientras más específico seas con tu búsqueda, mejores resultados tendrás. Así, podrás pasar de varios millones de resultados, a tener unos cuando cientos o miles, lo cual es una gran diferencia.

3. Favorece el flujo de trabajo

Personalmente, consideramos esta característica como la más fundamental de todas, pese a no haberla mencionado desde el principio. El simple hecho de que la información exista en un archivo o varios, implica una mejor optimización de los procesos y trabajos, sin importar que se trate de un dispositivo móvil o de un ordenador. De hecho, en el aspecto online, supone una gran ventaja al momento de ponerse a buscar archivos en la web.

Imagina que estás trabajando en la redacción de un artículo de la forma convencional, este tendría que ser enviado repetidas veces. Lo cual supone una pérdida de tiempo y de recurso. Con un archivo digital, se puede minimizar el tiempo de enviar y compartir información en cuestión de segundos. Ejemplo de esto, son las imágenes que cada día son enviadas y recibidas a través de aplicaciones de mensajería de texto y redes sociales. ¿Te imaginas lo complicado que sería publicar una foto mientras estás en la playa y que más de 100 personas la vean en menos de 10 minutos? Algo que hasta hace unas cuantas décadas resultaría imposible.

¿Qué diferencia hay entre un archivo electrónico y uno físico?

De por sí, la respuesta queda clara con solo leer el subtítulo. Un archivo físico es todo aquel que puedes tocar con tus manos. Es decir, un papel, un pergamino, un cuaderno, una hoja con algún escrito e incluso todos los libros. Todos estos son considerados como archivos físicos. Por otro lado, están los archivos electrónicos, los cuales son netamente digitales. Es decir, que no están constituidos por una materia sólida, sino más bien por información y/o por código binario.

Mientras que un archivo físico está hecho de un derivado de la madera, uno digital está compuesto por ceros y unos. Pero quizás, la gran diferencia que existe entre uno y el otro, es que mientras que en el primero no requieres de un equipo especializado, en el otro necesitas de un dispositivo electrónico y un programa que sea compatible con el archivo en cuestión.

Claro, si hablamos de diferencias notables entre uno y el otro, tenemos que hacerlo a través de la siguiente lista:

• En el ámbito digital, requieren de muy pocos recursos para almacenar una gran cantidad de información.
• Resulta más fácil compartir información mediante un archivo electrónico.
• Los archivos físicos necesitan de algún material en el que se pueda plasmar una información.
• Es más fácil editar un archivo digital que uno físico.
• El espacio se ve reducido
• Rapidez al momento de enviar y compartir información
• El ámbito digital le ha ganado terreno a lo tradicional.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas del uso de archivo electrónico o digital?

Gran parte de las diferencias que acabamos de mencionar reflejan las ventajas y las desventajas de cualquier tipo de archivo digital. Sin embargo, queremos hacer énfasis en este tema y darte los puntos clave en cuanto a sus ventajas y desventajas.

Ventajas:

1. Es posible guardar muchísima información en un único archivo.
2. En teoría, no ocupan espacio físico, aunque depende del sistema de almacenamiento
3. Facilita el compartir información en tiempo real
4. La distancia entre dos personas, empresas o instituciones no es un factor que limite el compartir información.
5. Permite obtener un mejor flujo de trabajo
6. Mayor rapidez al momento de editar un documento importante.
7. Alta compatibilidad con los sistemas operativos actuales.
8. Hay buen soporte en cuanto a programas se refiere, sean de pagos, libres o freemium.

Desventajas:

1. No todos los archivos son editables.
2. Se requiere un programa en particular para la lectura del archivo y la información que estos poseen.
3. Es posible que se dañen y no se pueda recuperar la información.
4. Son susceptibles al robo de información y hackeo.
5. Es posible dañar archivos con un software malicioso.
6. En ocasiones, la compatibilidad depende del sistema operativo y el formato utilizado.

¿Cuántos tipos de archivo electrónico o digital existen?

A lo largo del artículo has notado que hemos mencionado algunos tipos de archivos que existen en el ámbito digital. La cantidad que hay actualmente es abrumadora, sin embargo, nos enfocaremos en los más generales, como lo son:

Archivos de texto

Estos archivos de texto permiten guardar información textual, aunque también pueden contener imágenes. Por lo general, se suele utilizar el formato .doc, que es propio de Microsoft Word. Sin embargo, no es el único formato de texto que existe, ya que los archivos en PDF también caen dentro de esta categoría. Todo esto sin olvidar que los documentos con formato .txt también son de texto, aunque en un formato mucho más simple y menos pesado.

Archivos de imagen

Como su propio nombre indica, son archivos que muestran únicamente imágenes. Ahora bien, este se encuentra constituido por unas variantes que se pueden utilizar para casos en específico. Por ejemplo, el formato más habitual y estandarizado es el de JPG. Este cuenta con un nivel de compresión bastante alto, por lo que no suelen tener mucho peso. Se emplea principalmente para compartir fotos entre dispositivos, para redes sociales y páginas web.

Por otro lado, están los formatos PNG, que son archivos con una mayor calidad en su imagen, por lo que su peso es bastante alto en comparación con los JPG. Son muy útiles para impresiones en alta calidad y realizar montajes en programas de edición como Photoshop. Así pues, algunos de los formatos que te encontrarás en esta categoría son los siguientes:

• Gif
• Tiff
• EPS y PDF
• SVG

Archivos de video

Este tipo de archivos es altamente útil para la mayoría de las empresas actuales. Permiten mostrar información en formato video de muy buena calidad. Además, se les puede agregar audios según el usuario lo requiera. El formato más utilizado es el AVI y MP4. Sin embargo, no son los únicos que existen, puesto que están los FLV, MOV, WMV, entre otros más. La diferencia entre uno y el otro dependerá del dispositivo en el que se quiera reproducir, así como de los programas usados para generar estos archivos.

Archivos de ejecución o del sistema

Estos son archivos a los que no se les puede acceder a su información, a menos que cuentes con las credenciales y el conocimiento adecuado para ello. Son archivos que, al momento de ejecutarlos, comienzan una serie de procesos. El ejemplo más común son los llamados “setup”, los cuales son empleados para instalar un programa. Lo normal es que pesen unos cuantos MB o bien. La cantidad de su peso dependerá de si contienen toda la información del programa a instalar, o bien si solo son una especie de launcher.

Si se trata del segundo, lo que este hará es conectar vía internet con un servidor y descargar de manera automática todos los archivos que se necesitan para la instalación del programa. En cambio, los primeros cuentan con toda la información y no se requiere de conexión a internet.

Archivos de audio

Solo están destinados a contener información digital en forma de audio, por lo que existe ausencia de archivos en imagen o textual. El más común y más conocido es el mp3, sin embargo, con el paso de los años han surgido nuevos formatos con mejor calidad y mayor versatilidad a la hora de hacer ediciones. Entre los más destacados y más actuales encontramos: m4a, AAC, FLAC, WAV, AIFF, entre otros más.

Lo bueno de estos formatos, es que no existe ninguna ley que te obligue a utilizar uno en específico. Claro, habrá plataformas que te exigirán los archivos en cierto formato para así mejorar la experiencia de otros usuarios sin que tu trabajo de audio se vea comprometido.

Archivos comprimidos

Estos archivos son generados únicamente por compresores como Zip o el más famoso, WinRAR. Se trata de un único archivo el cual contiene una lista de archivos, sin importar el tipo que sea. La idea es recopilar todo en un único lugar, con el fin de comprimirlos y bajarles un poco el peso total. Además, tienes la ventaja que puedes colocarle contraseña y usar el programa compresor como un gestor de archivos, sin olvidar que se puede agregar o quitar archivos a gusto de la persona.

Archivos de lectura

Como lo indica su nombre, solo son archivos que permiten al usuario ver la información que hay disponible. Esto implica que no tienes la posibilidad de editar, agregar o quitar información, solo estás allí como espectador. Lo bueno de estos archivos, es que no solo se limitan a la lectura, sino a la visualización en general. Es decir, que un audio, un video o inclusive, un archivo de imagen o texto pueden ser considerados de lectura. Lo único que se necesita es establecer una restricción para los usuarios, de esta manera, no se podrá realizar ningún cambio.

¿Cómo puedo crear un archivo electrónico o digital desde mi ordenador?

La forma más fácil de crear un archivo digital, es a través de un programa en particular. El uso del mismo va a depender del tipo de archivo que desees crear. Por ejemplo, si deseas crear un documento de texto, puedes irte hasta el acceso directo de Word y crear uno nuevo. Exactamente, sucede lo mismo con los archivos tipo presentación, imágenes, audios, videos y demás.

Ahora bien, dependiendo de los programas que tengas instalado en tu ordenador, podrás o no crear estos archivos. En caso de que no tengas el paquete de Office instalado, tendrás que optar por alguna de las dos opciones:

• Descargar e instalar el programa
• Utilizar un software online como los que te proporciona Gmail.

Ten en cuenta que los programas de edición como Photoshop, te permite crear dos tipos de archivos: el que utilizarás para mostrar tu trabajo (JPG o PNG) y los que son editables (TIFF). La diferencia entre uno y el otro, es que, con el segundo, podrás realizar cambios desde las últimas modificaciones que hiciste. Es decir, que te permite seguir trabajando en el proyecto sin necesidad de perderlo todo y empezar desde cero.