¿Qué es un Software administrativo? Conoce su función y principales tipos

Las empresas hoy en día buscan cada vez más la innovación y el mejoramiento, por eso recurren al software administrativo. Una manera eficaz de controlar diferentes aspectos dentro de cualquier negocio en la actualidad. Así mismo mantener el orden y aportar ciertas facilidades a los empleados.

¿Qué es un software administrativo? - Definición

Es una herramienta de gran importancia en el ámbito laboral, haciendo más sencillo y llevadero el trabajo de las empresas. Se utiliza para tener mejor control informático, apoyo en diversos procesos de manera específica y un margen de acción eficaz.

Este software facilita trabajar en la red por medio de la computación en la nube, mejorando el almacenamiento de redes. Algunas empresas tienen sus propias plataformas, como por ejemplo Google Cloud, que permite manejar la información de los negocios desde la comodidad de su dispositivo móvil o computador.

¿Para qué sirve un software administrativo?

Estos se usan para controlar de manera eficaz una empresa, siendo útil para conocer cuáles son las debilidades y fortalezas. Enfocándose en mejorar los puntos débiles que puedan retrasar el cumplimiento de logros. Y seguir trabajando en aquello que impulsa el crecimiento y desarrollo de la empresa.

Principales funciones de un software de gestión administrativa

Aquí les describimos algunas funciones esenciales de este tipo de sistemas:

Controlar el inventario

El inventario es clave en la empresa, ya que en este se registran los productos que entran o salen del almacén. Por ende debemos saber cuál es total que existe, y si aumenta o disminuye en el transcurso de los días. El sistema administrativo nos ayuda a mantener organizados los siguientes aspectos:

• El orden de los productos.
• Conocimiento de los pedidos.
• Prestación de un excelente servicio a la clientela.

Control de finanzas

En este ámbito se encarga de llevar el control de todas las transacciones que se realizan. En cuanto a presupuestos, reportes bancarios, movimientos de dinero, bien sean en físico o transferencias de esta índole. Ayudando así, en un aspecto muy importante como lo es la contabilidad de la empresa.

Manejo eficaz de compras, ventas y cobranzas

Este software de gestión administrativa cumple con la gran función de llevar el orden de diversos aspectos de la empresa, por ejemplo:

• Registro de gastos por compras.
• Cotizaciones.
• Facturación.
• Cualquier dato o reporte de entrada de material.

En cuanto a las ventas, se registran las cotizaciones para los diversos clientes y la facturación del inventario vendido. Por último, la gestión de cobranzas donde se guarda de manera detallada cada una de las órdenes de cobro.

¿Cuáles son las características de un software administrativo?

Estos sistemas presentan distintas características que los hacen muy útiles, demostrando la calidad que poseen. Entre ellas tenemos:

• Manejo fácil
• Almacenamiento en la nube
• Instalación rápida
• Adaptabilidad para negocios grandes y pequeños
• Amplia variedad de usos

Es muy importante tener en cuenta cuáles son los tipos de software administrativos que nos podemos conseguir en el mercado:

¿Cuántos tipos de software administrativo hay?

Existen distintos tipos de software administrativos, cada uno diseñado para cumplir con distintas funciones en la empresa. Aquí les traemos algunos de los más destacados:

Software administrativo contable

Es una herramienta que se utiliza con el fin de gestionar, estructurar y mejorar las distintas operaciones fiscales de pequeñas y medianas empresas (Pyme). Llevando estas actividades mediante un manejo eficaz de grandes volúmenes de información que se almacenan en discos duros o en la nube.

La empresa debe tener en cuenta que emplear la computación en la nube es más económico y reduce los gastos que requiere la información física.

ERP (Enterprise Resource Planning) o software de gestión de procesos empresa:

La definición del ERP se basa en administrar el negocio y automatizar varias actividades fuera de la oficina (servicios, tecnología, contactos y recursos humanos). Es crucial conocer sobre los ERP, porque forman parte de la estrategia de las Pymes. Un ejemplo de este tipo, es el software administrativo contable.

Software administrativo de red

Estos instrumentos se utilizan para administrar:

• Cada una de las redes informáticas utilizadas en una empresa.
• Mantener la seguridad y el funcionamiento de los dispositivos que se encuentren conectados a la misma.

Software administrativo de base de datos

Su función principal es permitir el intercambio de datos entre distintas plataformas de red dentro de la empresa. Sin necesidad de requerir programas adicionales. Permitiendo también la migración de información como pueden ser contactos, inventarios, archivos adjuntos, con facilidad y en un tiempo determinado.

La definición de software de administración de base de datos permite la creación, mantenimiento y estructuración de un sistema de red para gestionar la información de toda la empresa. Un ejemplo de este instrumento es MySQL, una plataforma de base de datos que usa el método de computación en la nube almacenando diferentes informaciones.

Software de administración económica

En general son usados por profesionales del área de la economía.  Estos tipos de software se crearon con el fin de modernizar la manipulación y estructuración de los datos. Se emplean para elaborar análisis econométricos y estadísticos.

Software de administración escolar

Este sistema es de mucha ayuda a la hora de optimizar el manejo de instituciones educativas, como las universidades o escuelas. Incluye una gran variedad de módulos o aplicaciones para apoyar al personal administrativo y docente, siendo eficaz para:

•  Registro de estudiantes.
•  Programación de clases y eventos.
•  Asistencias, materias.

Software de administración de proyectos

La mayor parte de las empresas y negocios usan un sistema de administración de proyectos para mantener bien estructurado y ordenado los pasos que van a llevar a cabo. La calidad del software se da a notar por su utilidad al gestionar la información, cualidades, instrumentos y técnicas de organización para llevar a cabo los proyectos que se planifican para el futuro de la empresa.

¿Qué es un software autoadministrable?

Un sistema de este tipo es aquel que al ser subido a la red o puesto online por cualquier Pyme se puede valer por sí mismo y, aun así, el dueño puede gestionarlo sin ningún problema. Las empresas pueden elaborar bien sea páginas web con dominios .com, .net o incluso blog, teniendo una gran variedad de plataformas.

Este software es útil para aquellas empresas que deben llevar a cabo actualizaciones en sus productos, los precios, y en la mejora de los blogs empresariales. También busca mejorar el marketing digital, facilitando el alcance que pueda tener al público.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de usar software administrativo?

Como cualquier otro software o sistema, estos tendrán sus puntos de ventajas y debilidades, necesarios que conozca el responsable o administrador de proyectos de una empresa que busca lo mejor del mercado, que nos llevaran a preguntarnos. ¿Qué tan útil me puede ser este programa a mi empresa? Por eso les dejamos una pequeña lista, esperando que se pueda solventar las dudas.

Ventajas

• Reduce costos y aumenta la eficiencia
• Mejora los modos de comunicación internos del negocio. De tal manera que se mantiene una buena comunicación entre la empresa, los proveedores y la clientela.
• Capacidad para efectuar una redirección de múltiples actividades a agentes internos y externos de la empresa
• Incremento de la satisfacción de los clientes
• Un nivel alto de automatización en los servicios y procesos que se llevan a cabo en la empresa

Desventajas

No son muchas las desventajas que tienen los softwares de administración. Sin embargo, se destacan algunas, como es el poco trato en cuanto a relaciones humanas que puedan ayudar a negociar. Cambios abruptos que se puedan tener a la hora de tomar decisiones que puedan cambiar la logística del plan que se lleve a cabo debido a la falta del factor humano y social que aumenta la confianza en los trabajadores.

Estos sistemas también pueden afectar o excluirse de las empresas que tienen un estándar más tradicional o corto alcance ante el público, ya que algunos consumidores no son muy atraídos a estos tipos de negocios, generando un impacto negativo en la economía.

¿Por qué es útil tener un software administrativo de proyectos?

El uso de este software varía y depende del proyecto que la empresa se plantee, pudiendo ser a largo o corto plazo. Por otro lado, existen distintos sistemas que ayudan facilitando el control de costos, presupuestos, y colaboración en tiempo real de cada grupo que esté trabajando en un proyecto específico. Les dejamos con algunos ejemplos de software administrativos que se puedan conseguir en el mercado:

Ejemplos de software administrativo y cómo funcionan

A continuación se nombran algunos sistemas que puedes adquirir para tu crecimiento propio o el de la empresa.

QuickBooks

Es uno de los sistemas de contabilidad más importante en la actualidad.  Organizando y registrando en tiempo real cualquier estado o cambio contable que ocurra con la información de la empresa. Permitiendo manejar con exactitud las cuentas financieras de las Pymes.

Factorial

Un software de gestión de recursos humanos cuyo objetivo es ayudar en la automatización y optimización de las tareas del día a día. Se utiliza para crear un usuario de empleado, donde se pueda fichar la entrada y salida en las jornadas laborales, los días que toque descanso y el momento en que reciben su pago de nóminas.

Notion

Es un gestor de proyectos y tareas. Pero no se queda solo en esos aspectos, puesto que podemos personalizar por completo todo lo que queramos en dicho software, generando nuestros propios listados de tareas o quehaceres, espacios de trabajo y hasta tablas de registros Lo mejor de todo es que se encuentra gratuito para Android y computadoras. Teniendo una mayor recepción por parte de los usuarios.