¿Qué es SharePoint? - Aprende todo sobre la herramienta de gestión documental

Todas las grandes empresas y compañías poseen un sistema de trabajo. Ahora bien, en los últimos años, se han creado productos y programas que permiten agilizar lo referente a la gestión documental y un ejemplo de ello, es Windows Server.

No obstante, también existe la web de SharePoint. Que funciona como una herramienta que te permite trabajar en equipo. Si te interesa conocer más a fondo las novedades y opciones que ofrece esta plataforma, te invitamos a que sigas leyendo.

Significado y definición de SharePoint

Es un servidor diseñado por Microsoft con el propósito de elaborar páginas web, además de proporcionar un lugar seguro. Por esto es ideal para muchas cosas, como almacenar, gestionar, organizar y compartir información. ¿Con quiénes? Pues, con diferentes entes empresariales. Por esta razón funciona como un sistema de administración de contenido para organizaciones que trabajan en equipo.

En otras palabras, es una herramienta con diferentes productos y componentes de software que impulsa la gestión colaborativa entre los usuarios. Además, cuenta con diversos elementos y funciones de colaboración con cada uno de los miembros del equipo, lo que permite administrar los contenidos de forma global.

También se le conoce como SharePoint Online luego de incorporarse a la plataforma de Office 365 de Microsoft. Y este programa, a diferencia de muchos otros, permite acelerar la productividad empresarial, de esta forma se consigue al optimizar desde los procesos más simples, hasta los más complejos.

¿Qué es SharePoint Workspace?

Fue una aplicación que está descontinuada, y que también se le conocía como Microsoft Office Groove. La cual, permitía tener acceso al contenido de SharePoint de manera offline. Es decir, la posibilidad de trabajar sin conexión.

Esta permitía que, al momento de conectarse a la red, se sincronicen los cambios y actualizaciones que se hicieron en el servidor, para que, aquellos hechos de manera offline se suban. Esto debido a que los cambios se almacenaban en la memoria caché.

¿Qué es SharePoint Designer?

Surgió en el 2013 y se caracteriza por ser un programa para web ideal en lo que concierne a personalizar apps y zonas propias de SharePoint. Con esta aplicación podrás diseñar cualquier blog o página con una apariencia personalizada. En pocas palabras, con Designer, crearás sitios web, además de configurar sus componentes y flujo de rendimiento.

¿Para qué sirve SharePoint? - Funciones

El principal objetivo de Microsoft SharePoint es la gestión documental y el trabajo en equipo. Además, cuenta con las mismas características que una biblioteca física. Con este servidor podrás elaborar cualquier página web para compartir tus documentos corporativos en cualquier lugar. No obstante, además de funcionar como gestor documental también posee otras cualidades:

• Almacenamiento compartido de archivos: Muy similar a otras apps disponibles como Dropbox o OneDrive que también ejercen esta función.
• Gestión de permisos: con el fin de proteger la privacidad y seguridad de la información allí almacenada. Los administradores son las personas encargadas de conceder los mismos.
• Integrado a otros programas de Microsoft: Debido a qué forma parte de esta aplicación, a su vez puedes emplearlo en conjunto con otras plataformas como Office 365 o Teams.
• Diseño de páginas: SharePoint te da plantillas y la posibilidad de crear y personalizar tus sitios web.
• Capacidad de generar informes de rendimiento y paneles.
• Acceso a los clientes o proveedores, a los datos, donde sea que estén.

¿Qué es Microsoft SharePoint Workspace?

Fue una plataforma de trabajo offline perteneciente a SharePoint. Esta plataforma posee tres zonas de trabajo que permiten fluidez en su manejo y un rendimiento más optimizado. La primera de estas divisiones es el área de trabajo SharePoint. Que gestiona la creación de un sitio semejante al producido en el servidor y que incluye al dueño de dicha zona de trabajo. La ventaja de esta zona es que se sincroniza con el servidor al estar en conexión.

A su vez, SharePoint Workspace posee las áreas de trabajo Groove 2007, que a diferencia del primero lo constituyen dos o más miembros. Su característica principal es que cuenta con herramientas de productividad editables. Por último, están las carpetas compartidas, que permite el suministrar la información en el sistema de archivos de Windows.

¿Cuál es la diferencia entre One Drive y SharePoint?

Tanto SharePoint como OneDrive son servicios pertenecientes a Microsoft. Pero, además de cumplir la función de almacenamiento en la nube. También son Ideales para la gestión documental. No obstante, entre ambos existen algunas diferencias. Por un lado, OneDrive es un servicio netamente personal. Es decir, para individuos que deciden guardar sus documentos y archivos en línea. A los cuales podrá acceder en cualquier dispositivo disponible al ingresar los datos y contar con conexión a internet.

Por otro lado, está Microsoft SharePoint, que a diferencia del anterior es un servicio de colaboración empresarial. En otras palabras, es una biblioteca de archivos y documentos empresariales, en la cual varias personas tienen acceso. Por lo que permite incrementar la productividad en el trabajo compartido. De tal manera que, cualquier archivo o información de la empresa, no deberán almacenarse en tu OneDrive personal, sino en el SharePoint de tu organización.

¿Cómo funciona SharePoint?

Este servidor adopta la función de una biblioteca corporativa. Siendo esta su estructura básica. Además, posee sitios, listas y páginas que permiten organizar todo el contenido. Al ser una herramienta de productividad, su arquitectura se centra en la relación entre cliente y servidor. En la misma, los datos que se ingresan permanecen en una base centralizada de la cual se puede recuperar después esta información.

Además de todo esto, podrás editar, navegar y compartir los archivos allí guardados. Siempre y cuando te hayan concedido el permiso por parte de los administradores. A su vez, puedes anexar web parts o complementos para añadir nuevas funciones a los sitios. Todos estos atributos (que pueden ser cualitativos o cuantitativos) permiten mejorar la experiencia del usuario.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de usar SharePoint?

Cada nuevo programa que se crea, posee novedosas habilidades y mejora aspectos de aplicaciones más antiguas. No obstante, siempre tendrán alguna característica que no nos permite considerar a esos programas como perfectos. Por tal razón, te señalamos los pros y contras.

Dentro de las ventajas de SharePoint están: 

• Reemplazar el uso de carpetas compartidas.
• Extensión e integración con otros programas de Office Microsoft 365: Lo cual garantiza una perfecta armonía. Ya que el resto de los productos que ofrece Microsoft se integran.
• Compartir información a otros miembros de tu equipo de manera fácil.
• Tendrás control absoluto sobre todo el contenido que subas, además de la privacidad de estos datos.
• Integración con sistemas externos: debido a la amplia gama de funciones que ofrece SharePoint, es posible incorporarse con otras aplicaciones digitales de negocios como el ERP y el CRM.
• Herramientas colaborativas, actualizadas y estratégicas. Ideales para acoplarse a los nuevos avances tecnológicos. Entre ellos: los trabajos remotos en todo el mundo.
• Es personalizable, lo que significa que se ajusta a cualquier tipo de negocios. Además, incluye las bases para soluciones empresariales. Tales como: portales, espacios colaborativos y mucho más.

Desventajas de SharePoint:

• Nivel de complejidad avanzado: Debido a que esta herramienta posee múltiples funciones. Por lo cual los usuarios que van a utilizar tiene que ser capacitados. Ya que es necesario poseer conocimientos especializados. De tal manera, puedan sacarle el máximo provecho a SharePoint.
• Es un requisito tenerlos instalados en el disco duro: esto significa que el usuario que quiera entrar debe hacerlo directamente desde su ordenador o software. Por lo tanto, la función de acceder en cualquier lugar es complicada.
• Necesita un tiempo prudente para implementarlo.
• Costo de utilización, ya que el precio de SharePoint depende del modelo elegido. Por lo cual, empresas pequeñas pueden verse un poco limitadas. Esto debido al alto costo de personalización y mantenimiento a largo plazo.
• Amplia gama de características que puede terminar en desastre. Las empresas que desconozcan este programa, es probable que acaben usando aquellas que se ajusten bien a sus necesidades.

¿Cómo se trabaja en SharePoint?

Puede que sea tu primera vez utilizando esta versátil herramienta de trabajo. Debido a que posee muchas características y elementos, resulta un poco abrumador para emplear. Si eres principiante y no sabes cómo trabajar en SharePoint, entonces te explicamos un tutorial sencillo. De este modo, aprenderás a desenvolverte en pocos pasos.

1. Acceder a la plataforma de SharePoint: Lo primero que tienes que hacer es ingresar a la página de Microsoft 365 e iniciar sesión allí. Luego selecciona la aplicación de SharePoint. Otra alternativa es hacer clic en 'sitios' en el navegador de iniciador de apps. Ambos representan el punto de entrada para SharePoint.
2. Accesos de entrada: Una vez en la interfaz inicial tendrás algunas opciones para ingresar de modo rápido. Del lado derecho del panel están las publicaciones hechas. Además de las otras páginas que recién has comenzado a seguir. En la parte superior de la ventana de inicio está la barra de navegación. Con ella podrás realizar tus búsquedas de sitios a los cuales eres miembro. En la parte central está la lista de los blogs que sigues junto con una sección para las búsquedas recientes. Aquí se incluye solamente aquellos en los que eres miembro.
3. ¡Es hora de crear tu primer sitio y publicación! En el mismo menú de inicio están dos pestañas, una de ellas dedicada a la creación de publicaciones y la otra para sitios web.

• Para diseñar un sitio haz clic sobre ella. Con esta función podrás crearlos según las características del proyecto en la que están los miembros de tu equipo.
• Con crear publicaciones podrás ‘alimentar’ o profundizar más los sitios ya creados. Todo de acuerdo a tus necesidades.

4. Selección del sitio para trabajar: Al hacer clic sobre esta opción te aparecerán dos alternativas diferentes. La primera es para diseñar un sitio en equipo. La cual es perfecta para compartir documentos, administrar tareas, conversar con el resto de los miembros y tener un seguimiento de los eventos. Por otro lado, está la segunda opción, que es el sitio de comunicación. Es un poco más formal, puesto que se centra más que todo en mantener actualizado a los miembros. Allí se sube información relevante como eventos y proyectos que sean necesarios que conozcan.

1. Sitio de equipo: Lo único que tienes que hacer es rellenar las celdas con los datos que te solicitan. Entre ellos, el nombre que tendrá y una breve reseña. Además, deberás configurar la privacidad junto con el idioma para trabajar.
2. Manejándose en la página principal: Luego de confirmar, aparecerá una nueva pestaña sobre el sitio que acabas de crear. En la columna izquierda encontrarás el panel de búsquedas. Este contiene la página de inicio, conversaciones, documentos, contenido del sitio, bloc de notas, editor y papelera. En el panel central está el botón de ‘New’ que muestra el contenido que se irá subiendo al sitio de manera colaborativa.
3. Detalles: Aquí podrás conocer la descripción con profundidad del sitio web. Así como también sus propiedades. La herramienta ‘Analytics’ te enseñará las métricas sobre los visitantes de la página. De igual modo, el tráfico de entradas y el tiempo promedio de uso.

• Sección de noticias:  Para agregar contenido o enlaces.
• Actividad: que permite ver los movimientos recientes. También funciona para subir un documento.

¿Quién puede ver mi SharePoint?

Una de las ventajas que posee este programa es que tienes la opción de elegir quién ve tus archivos y documentos. Si eres el propietario del sitio controlarás si el resto de las personas o miembros pueden ver las páginas. Claro, para ello, la configuración de uso compartido de la organización te concede el permiso.

Sharepoint le permite controlar quién puede acceder a sus carpetas y el resto de la documentación. Esta persona debe ser el gerente de administración del sitio que los gestiona a través de ‘grupos’. Sin embargo, algunos usuarios pueden usar ‘compartir’ para permitir que terceros accedan a ellos.

• Uso de grupos: En este caso se tienen los permisos asignados al mismo. Lo que incluye las carpetas y documentos del sitio. Esta función la componen los visitantes e integrantes. Aquellos usuarios incluidos en la opción de integrantes tendrán permiso para colaboración. Lo que les da facultad de editar, subir y actualizar. Mientras que, los usuarios que forman parte del grupo ‘visitantes’ tendrán permiso de solo lectura de los archivos subidos.
• Compartir carpeta con otros usuarios: En este caso, es ideal cuando tenemos documentos a los que tengan acceso limitado a él. Debemos seleccionar la casilla de ‘compartir’ de la carpeta en cuestión. Luego se elige el tipo de vínculo e incluye las opciones para escoger con qué usuarios se compartirá. En la casilla de ‘personas determinadas’ se podrá seleccionar a quienes se les quiere dar acceso de visualización al blog.

Consultar a quienes les comparte: Ideal para ver con qué usuarios pueden acceder. Para ello se selecciona la pestaña de ‘Administrar acceso’ y se podrá visualizar todas las personas con quienes se comparte el grupo o carpeta.