¿Qué es Trello? - Cómo mejorar tu productividad fácil y rápido

Al momento de iniciar una tarea, en general, buscamos herramientas para organizar nuestros trabajos e informaciones. Lo usual es añadirlas en carpetas, agendas, calendarios, entre otros. Sin embargo, suelen distribuirse en archivos o aplicaciones de manera desorganizada. Por ello, te traemos un software que te hará más fácil la vida ejecutando todas las herramientas necesarias en un solo programa, este es Trello.

https://www.youtube.com/watch?v=MvjVZpjEWIU

¿Qué significa Trello?

Es un software o programa creado en JavaScript en el 2011 por Joel Spolsky. Este ayuda en la organización, administración y supervisión de proyectos e informaciones de tu empresa de manera fácil y gratuita. Es una plataforma que maneja la metodología Kanban, que ayuda a aprender y gestionar el flujo de trabajo dentro de un proceso. Además, se puede actualizar con rapidez. Esto se logra creando un programa informático optimizado para organizar en visuales simples.

Es un sistema de planificación que te ayuda a establecer qué, cuándo y en qué cantidad producir. Así, los miembros del equipo pueden ejecutar actividades, redactar tareas individuales o colectivas sin complicaciones. Trello, a pesar de ser gratuita, pone a disposición diversos planes al usuario. Existen tres tipos de suscripciones que permiten aprovechar todas sus herramientas, estos son:

• Standard.
• Premium.
• Enterprise.

¿Para qué sirve la aplicación Trello?

Esta plataforma online sirve para hacer más sencillas las tareas que desarrolla tu empresa. En especial realizando una buena estructura digital de la información requerida que manejas. Dándote la ventaja de tener a tiempo y organizado dicho trabajo o proyecto. Su función es sencilla, ya que la aplicación genera tarjetas y tableros dónde se distribuyen las ideas de cada componente. Esta contribuye a mejorar el desempeño laboral y optimiza distintas áreas de trabajo como:

• Marketing.
• Ventas.
• Gestión humana.
• Diseño.
• Contabilidad, entre otras.

Trello colabora en observar el paso a paso de cada proyecto puesto en marcha. También puedes hacer un seguimiento para que cada objetivo planteado se cumpla dentro de los plazos establecidos. Esto genera más estabilidad a tu negocio. Con esta aplicación podrás ofertar teletrabajos y ampliar tu personal sin invertir en equipamiento o más mobiliario de oficina.

¿Cómo funciona la aplicación Trello?

Como habíamos mencionado antes, Trello trabaja a través de una plataforma de formato online con tableros y tarjetas. Este método permite organizar todo tipo de información o imágenes que se almacenen. Manteniendo un orden y especificando cómo y cuándo cumplir con las tareas asignadas, mejorando la obtención de resultados satisfactorios. Otros de los beneficios son:

• Automatiza las responsabilidades a través de Butler.
• Visualiza los proyectos de la empresa.
• Maneja el Power UPS y con ello potencia las funciones del sistema.
• Personaliza las tarjetas dejando agregar stickers, imágenes o gifs en sus tableros.
• Contiene formatos tipográficos, cómo cursivas o negritas.

Engloba diversas opciones de manejo administrativo digital. También ejecuta conversaciones entre los miembros de tu empresa que estén involucrados en un proyecto para concluir con una meta. Tiene un buscador interno para ayudar al usuario con cualquier información que amerite encontrar de inmediato. Contiene plantillas que se pueden personalizar agregando elementos como listas, cronogramas y calendario. También puedes crear tu tablero de trabajo desde cero, gracias a su interfaz amigable.

¿Qué es un butler en Trello?

Trello Butler es un software para organizar tareas repetidas. La herramienta de automatización, sin código integrada, programa las asignaciones sencillas y los flujos de trabajo en los tableros. Sus funciones son básicas, como archivar tarjetas o clasificar listas. También se puede potenciar su flujo de trabajo compartiendo las actualizaciones con su equipo.

No tiene costo adicional, está disponible para los que adquieren de manera gratuita o los que pagan una suscripción. Sin embargo, está sujeto a algunas cuotas y límites. Existen dos formas de acceder a la automatización, creando comandos de Butler desde su tablero o yendo al directorio de Butler.  Este software ejecuta y reacciona de forma simple cuando el usuario lo maneja. También permite generar comandos, como ordenar tarjetas en listas o crear nuevas. Todo esto se vuelve posible solo con agregar un botón al encabezado del tablero.

¿Qué se necesita para usar Trello?

En principio, es necesario buscar la app, ya sea vía móvil, por Chrome o la versión que te sea más útil. Luego debes ingresar y registrarte, allí te solicitaran tu correo y una contraseña. Recuerda que Trello es gratis, pero tiene distintos planes para que amplíes las funciones de administración. Sin embargo, es recomendable que para empezar puedas optar por la manera gratuita e ir escalando.

Al estar registrado debes verificar la cuenta con un mensaje que te enviaran al correo que hayas ingresado en el registro. Una vez verificada la cuenta, lo primero que encontrarás será la bienvenida e instrucciones de como usar la app. Luego podrás empezar a agregar listas a tu tablero, monitorear, modificar o actualizar lo almacenado. En Trello te encontrarás un tablero, diversas funciones que podrás empezar a usar una vez terminado tu registro. Entre estas herramientas se encuentran las siguientes:

• Listas.
• Tarjetas.
• Etiquetas.
• Adjuntar archivos.
• Tableros.
• Plantillas.

Cada herramienta que te ofrece Trello es diseñada y pensadas para optimizar el entorno de trabajo digital. También para facilitar la comunicación entre el equipo que pertenece a un proyecto. En su versión gratuita, esta app te permite crear 10 tableros máximos por cada espacio de trabajo. Algo un poco limitado, pero para empresas emergentes, será una herramienta muy útil.

¿Qué ventajas y desventajas tiene la aplicación Trello?

Todas las aplicaciones digitales son desarrolladas para facilitar distintas tareas que son requeridas. Trello no es la excepción, esta ofrece muchas ventajas que colaboran con el cumplimiento de las metas trazadas. Algunos de estos beneficios son:

• Organización: Unas de las ventajas principales es su facilidad de ordenar la información, tareas o proyectos. Todo lo que amerite un usuario para que cumpla de forma rápida y sencilla. También se puede asignar tareas pendientes a más de una persona.
• Herramientas: Estas se implementan en pequeñas y grandes asignaciones usando recursos creativos para ejecutar de forma efectiva el plan de trabajo.
• Plazos: Ayuda a qué tus ideas se cumplan en el tiempo indicado. Gracias a sus vistas de calendario, fechas o recordatorios. Permitiendo que todo este al día y no haya retrasos.
• Personalización: Puedes dar un toque distintivo a los tableros sin limitaciones. También te permite recibir notificaciones al email o alertas para que cumplas con tus objetivos plasmados.
• Privacidad: Permite el acceso para configurar la privacidad de los tableros, estipulando los públicos y los privados. Además de ello, podrás invitar a usuarios para que puedan llevar el plan de trabajo en conjunto y aumentar la productividad en equipo.
• Accesibilidad: Es multiplataforma, puedes usarlo desde distintos dispositivos. Tiene acceso gratuito y planes de niveles avanzados a costo accesible.

Sin embargo, como todas las apps, Trello cuenta con algunas desventajas. Aquí te mostramos algunas:

• Limitación: La versión gratuita contiene varias restricciones, como el número de tableros y etiquetas. También los archivos que se adjuntan deben ser de baja calidad, al menos que se adquieran los planes de mayor rango.
• Rendimiento: Para muchos usuarios la aplicación es un poco pesada, generando que su provecho sea lento. Junto a esto, no se pueden usar las vistas (tabla, calendario, cronología, panel, mapa) mientras se está de manera gratuita.
• Presenta errores de desarrollo: La aplicación tiene errores sistemáticos en el área de idiomas. Cuando se elige uno en específico y se selecciona las secciones, empieza a mezclarse el inglés con el de origen.

¿Con qué otras aplicaciones es compatible Trello?

Las aplicaciones compatibles con Trello se conectan de forma satisfactoria por las funciones que realizan cada una de ellas. Ya sea por la gestión de tareas y herramientas básicas para el flujo de trabajo, como porque funcionan bajo las tablas Kanban. Te nombraremos algunas aplicaciones más importantes que son compatibles para que disfrutes de los beneficios:

• Asana.
• Wrike.
• Airtable.
• Basecamp.
• Jira.
• Microsoft Project.
• Kanbanflow.

Trello es una plataforma online sencilla y eficaz, diseñada para todo tipo usuario. Ya sea para el ámbito laboral como para la vida cotidiana. Su importancia es relevante para todo el equipo que lo usa. En especial, porque ayuda a organizar, programar y proyectar las tareas prioritarias que suministre la empresa o la persona interesada en administrar dicha información. Esto genera una producción fácil y efectiva en el tiempo estipulado.